Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.
Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером.
Некорректные формулировки могут испортить имидж компании в глазах партнеров.
Сопроводительное письмо к акту сверки составляется по следующим правилам:
Сопроводительное письмо к акту сверки готовится на фирменном бланке компании или с указанием ее реквизитов.
Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк сопроводительного письма к акту сверки .docСкачать образец сопроводительного письма к акту сверки .doc
Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.
Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия.
После подготовки письмо обязательно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и отправляется адресату в 2 экземплярах – оригинал и копия.
Текст сопроводительного письма к акту сверки, как правило, начинается стандартной фразой:
Направляем Вам акт сверки взаиморасчетов за период с 01.01.2023 по 31.12.2023.
Далее указывается просьба к контрагенту рассмотреть полученный акт сверки и предпринять определенные действия:
Просим в течение 5 рабочих дней подписать акт сверки и вернуть нам один экземпляр либо сообщить о наличии разногласий по указанным данным.
В случае наличия расхождений по взаиморасчетам, об этом также указывается в тексте письма:
Согласно нашим данным, на конец отчетного периода имеется задолженность с вашей стороны в размере 150 000 рублей.
Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.
В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.
Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма.
Отправляя важную документацию, нужно приложить сопроводительное письмо. Разберемся как его составить для передачи акта сверки.Навигация
На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации.
Составляют и отправляют его вместе с актом сверки тогда, когда это уместно, чаще всего, чтобы:
Следует заметить, что обязательных норм, требований для формы, содержания, оформления сопроводительного письма к акту сверки нет. Отправитель может включить в него, по сути, любую информацию, которую посчитает необходимой. Главное, чтобы она не была сторонней и имела непосредственное отношение к делу.
Составлением занимается уполномоченное ответственное лицо – человек, которому поручили это сделать.
В письме констатируется факт отправки акта и выражается просьба о его подписании (либо сообщении о расхождениях) в течение 5 раб. дней. Получатель (ООО «Лик») получает письмо на бланке организации следующего содержания:
Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец: скачать
Сопроводительное письмо отправлять контрагенту вместе с актом сверки можно, но необязательно. На практике его отправляют тогда, когда одна из сторон инициирует сверку взаиморасчетов.
Составляют письмо в произвольной, но вежливо-уважительной форме, придерживаясь норм ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет.
А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов.
Рекомендуемый вариант – Тimes New Roman либо Times DL.
3. При печати текста следует:
4. Организация может также автономно установить свои правила по выделению отдельных реквизитов полужирным шрифтом, закрепив данные установки в локальном нормативном акте.
Она может предусмотреть выделение реквизита «текстовой заголовок», «адресат», «подпись».
Подробнее общие требования к созданию официального (делового) документа описаны в ч. 3 Национального стандарта. Информация об использовании реквизитов и их оформлении разъясняется в ч. 4 и ч.
