Номер вкладыша вписывается вручную уполномоченным лицом за выдачу данного документа.
Также происходит непосредственное перенесение информации из трудовой книжки во вкладыш. Определение места для последней записи определяется визуально сотрудником кадровой службы или уполномоченным лицом. Запись вносится, и таким образом заполняется оставшееся место. Последующие записи вносятся уже во вкладыш.
Нумерация записей во вкладыше продолжается. Например, в трудовой книжке последняя запись была под номером 20, следовательно, во вкладыше первая запись будет под номером 21. Если у сотрудника закончился один вкладыш и начался другой, то нумерация во втором продолжается в соответствии с первым.
Вкладыш оформляется по аналогии с трудовой книжкой.
Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.
Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021.
В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.
Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе.
Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).Подробнее: как правильно заверить копию трудовой
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
Статья 13.20 КОАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Статья 5.27 КОАП РФ. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
Статья 62 ТК РФ.
Выдача документов, связанных с работой, и их копий
Статья 66 ТК РФ.
А именно:
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника.
Данные ИИН в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в книжке, и в таком случае получается, что эти два официальных документа неразрывно связаны между собой.
Если получилось так, что трудовая книжка сотрудника закончилась, и нет места для новой необходимой записи, то запрещается делать такие вещи, как:
Если закончилось место в трудовой книжке необходимо завести вкладыш, который будет служить, как продолжение данного официального документа. Вкладыш считается единственным законодательно обоснованным документом для продолжения внесения записей в трудовую книжку.
Но бывают такие случаи, что бухгалтер занимается только приемкой, а за хранение отвечает сотрудник кадровой службы либо уполномоченное лицо. Если бланк все-таки хранится в бухгалтерии, то сотруднику кадровой службы необходимо подать заявку для получения вкладыша и затем отчитаться за его использование.
Если получилось так, что вкладыш был испорчен при заполнении титульного листа или при внесении первой записи, то необходимо его списать специальным актом, а затем уничтожить. Ни в коем случае нельзя использовать испорченный бланк или вкладыш.
Если сотрудник устраивается на новое место работы, то вкладыш трудовой книжки и сама книжка регистрируются под одним номером в “Книге учета движения трудовых книжек”.
Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.
Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.
Обычно делают 4-5 дырочек.
В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.
Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.
Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего.
Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.
После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения.
Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:
После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.
Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:
