Исключение по срокам хранения составляют некоторые документы, которые указаны в Перечне.
Исходя из установленных сроков хранения, приказы группируются по разным делам. Даже если в организации всего 100 приказов в год, их нельзя объединять в одно дело. А необходимо распределить по трем делам, в зависимости от срока хранения.
Надо обратить внимание, что приказы о разных видах отпусков имеют различный срок хранения: от 5 до 50/75 лет. Также в 2019 году впервые установлен отдельный срок хранения для приказов о дисциплинарных взысканиях — 3 года. По мнению законодателя, со временем в личном деле работника должна остаться только положительная информация о нем.
Сроки хранения смешанных приказов и распоряжений
На практике часто встречаются смешанные приказы, когда в одном приказе содержатся признаки двух видов: по АХД и по личному составу.
Приказы по основной деятельности и АХД не имеют обязательной унифицированной формы, а издаются по той форме, которая утверждена в организации, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Несмотря на то, что унифицированные формы документов, утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, перестали быть обязательными с 1 января 2013 года, многие организации продолжают их применять. И это правильно. Ведь они полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов.
Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ – акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.Подробнее
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст.
309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2022 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Как отличить приказ по личному составу от других видов приказов? Только в приказах по личному составу содержатся охраняемые законом персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и др.
Важно! Не относятся к приказам по личному составу:
Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ приказы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые правоотношения между работодателем и работником. Их еще называют приказы по учету кадров.
К этой категории относятся приказы:
Содержание приказов по административно-хозяйственной деятельности может касаться только трех направлений, указанных в разделе 10 Перечня:
В шпаргалке вы найдете образцы приказов по АХД:
Как отличить приказ по АХД от других видов приказов? Существует общеизвестный алгоритм, по которому легко определить приказ по АХД.
Пример, приказ об участии в конференции. Само мероприятие проходит в выходной день в соседнем городе, и для поездки потребуется служебная машина. По приказу к работе в выходной день надо привлечь двух сотрудников, участника конференции и водителя, и установить им оплату в соответствии со ст.
153
ТК РФ.
В этом же приказе прописывается марка и номер автомобиля, который будет задействован в выходной день.
Кадровики порой путаются, к какому виду отнести такой приказ. Кто-то подшивает его в дело к приказам по АХД, кто-то — в папку с приказами по личному составу.
В идеале для этого мероприятия надо издавать два отдельных приказа: один по АХД — об использовании транспортного средства, другой — о работе в выходной день.
Но если все-так организация издает смешанные приказы, то хранить их следует в делах для приказов по личному составу.
Теперь нарушителям срока хранения документов в 2022 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Большинство нанимателей предпочитает электронный документооборот. Доступ к нему открыт для всех. Это удобно, экономит время, позволяет сократить бумажный документооборот и фактически исключает риск фальсификации.
Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:
Особенности оформления приказов
При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44).
Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству.
Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.
Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.
Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем.
В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.
При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом.
