Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Статья по теме:Срок хранения документов ИППодробнее
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Бланк по теме:Общая номенклатура дел на годПосмотретьСкачать
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Документ
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Основание
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета
Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней
Годовая – постоянно
Промежуточная – 5 лет (постоянно – при отсутствии годовой отчетности)
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277
Путевые листы
5 лет
При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:
50/75 лет (75 лет – законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)
6 лет
При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)
5 лет
Документы об инвентаризации активов и обязательств
5 лет при условии проведения ревизии
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Постоянно
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА
5 лет после выбытия ОС и НМА
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг
50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
Документы к договорам, соглашениям, контрактам
5 лет
Учредительные договоры организации
Постоянно
Документы по проводимым валютным операциям в РФ
Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора
Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24
О сроках хранения бухгалтерских документов подробнее вы можете прочитать в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Статья по теме:Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками храненияПодробнее
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Документ
Срок хранения
Основание
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами
Минимум 4 года
НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам
5 лет
Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310
Счета-фактуры
5 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)
Минимум 4 года с даты последней записи
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)
Минимум 4 года с даты последней записи
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц
5 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)
В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет
НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)
В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов
6 лет
НК РФ, п. 3.4 ст. 23
Расчеты по страховым взносам
50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов
6 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении
Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом
Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3
Статья по теме:Акт уничтожения документов с истекшим сроком храненияВ процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ – акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.Подробнее
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2022 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Документ
Срок хранения
Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения
50/75 лет
Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников
50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним
50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий
3 года
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных
Постоянно
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных
3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)
До востребования работниками
Невостребованные документы хранятся 50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже
50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание
Постоянно
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет
50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков
3 года
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках
5 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации
5 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним
По основной деятельности – постоянно
По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним
50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках – по уходу за детьми, без сохранения зарплаты
5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты)
Типовые – 3 года после замены новыми
Инструкции работников – 50/75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев
45 лет
ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка
1 год после замены новыми
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры
Постоянно
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386
С 26 октября 2020 г. вступили поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Они ущественно ужесточили наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2022 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Большинство нанимателей предпочитает электронный документооборот. Доступ к нему открыт для всех. Это удобно, экономит время, позволяет сократить бумажный документооборот и фактически исключает риск фальсификации. Как обеспечить сохранение электронных документов для их передачи в государственный (муниципальный) архив, нужно ли их распечатывать – об этом и о других требованиях и нормах расскажем далее.
Следует понимать, что хранимые кадровые документы могут потребоваться в любой момент. Например, при поступлении запроса из ИФНС либо ГИТ.
Электронные документы хранят в течение тех установленных законом сроков и по тем же правилам, что и бумажные, но с учетом свойств и характеристик электронных носителей. При большой потере документов, за нарушение хранения, учета, комплектования архивной документации оштрафовать могут по ст. 13.20 КоАП, а если речь идет о документах, не связанных с деятельностью нанимателя, то по ст. 13.25 КоАП.
Таким образом, организация может создать архивы для хранения и использования электронной документации, руководствуясь Примерным положением об архиве, утв. Приказом Росархива № 42 от 11.04.2018. Электронный документооборот в трудовых отношениях – это формирование, подписание, хранение, использование электронных документов, касающихся работы, без их дублирования на бумаге нанимателем (работником, соискателем).
Оптимальным вариантом хранения считается гибрид. То есть когда документы хранят в облачном хранилище, а попутно еще и на локальном ПК. В этом случае если одна из версий «потеряется», утратит доступ, останется запасная – вторая.
Как выбрать систему для хранения электронных кадровых документов, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в материал.
Необходимо:
1. Систематизировать, группировать электронные документы по папкам (файлам). Например, папка «Служебные записки», папка «Приказы по основной деятельности» и др.
2. Поместить сформированные папки с электронной документацией в номенклатуру дел стандартным общим порядком, указав соответствующие заголовки дела (т. е. название папки), например, так:
3. Подготовить внутреннюю опись электронных дел и документации по форме, предложенной в Приложении 24 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры № 526:
Опись составляют в 2 экземплярах по электронным делам, которые хранят постоянно либо временно сроком от 10 лет. Опись в готовом виде нужно согласовать с начальником отдела делопроизводства (иной службы), экспертной комиссией (при наличии таковой) и подписать у руководителя подразделения.
4. К каждой описи следует оформить приложение (т. е. своего рода внутреннюю опись по каждому делу, см. продолжение формы описи из Приложения 24).
При передаче электронных дел в архив необходимо, чтобы у каждого дела было приложение, оформленное на бумаге как приложение к описи дел и документации, которую передают в архив.
Наниматели при ликвидации (прекращении деятельности, банкротстве) организации обязаны передавать в государственные (муниципальные) архивы кадровую документацию, в т. ч. по личному составу. На это указывает ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125.
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
Делая перезапись, важно обеспечивать полноту, подлинность, целостность, точность, неизменность сведений, которые содержат электронные документы. Перезаписанные документы должны отвечать требованиям, установленным Правилам.
Согласно п. 2.31 Правил для целей архивного хранения установлен формат PDF/A. Он предназначен именно для долгосрочного хранения сведений. Кстати сказать, он же закреплен стандартом ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011. Данное требование особенно актуально для тех организаций, которые комплектуют госархивы.
Коммерческие структуры, у которых большая часть документов никуда не передается и остается в собственном хранилище, вправе использовать стандартный формат PDF, а для чертежей и схем – любой другой неизменный формат.
Применяемый формат должен обеспечивать неизменность файлов, содержащих документы. Это требуется для того, чтобы предотвратить стороннее вмешательство в содержание либо форму.
Наиболее оптимальным носителем видится стандартный компакт-диск CD-R. Использовать его можно по-разному: например, записывать на каждый диск по одному делу либо записать на один диск сразу несколько дел, но за один год.
С учетом этого эксперты также рекомендуют записывать (перезаписывать) электронные архивы на последние, улучшенные носители. Что интересно: USB-flash–накопители в этом качестве используются реже, так как файлы с информацией с них легко удаляются и заменяются.
Выбранный носитель нужно подписывать (п. 4.34 Правил), заполняя вкладыш и указывая:
Обложку для носителя можно оформить следующим образом:
