ТМЦ, или другой сотрудник, обнаруживший порчу или износ материалов. Его составляют на имя начальника подразделения или руководителя.
Структура составления служебной записки на списание ТМЦ простая:
Поскольку это официальный документ, его надо зарегистрировать в журнале учета.
Она запускает процедуру списания ─ пока информация о состоянии основного средства не дойдет в письменном виде до руководителя, у комиссии по списанию не будет оснований для обследования объекта и сбора иной необходимой информации и документов. А при отсутствии объективных выводов этой комиссии налоговые органы могут признать такое списание необоснованным.
Подобного рода записка по нормам действующего бухгалтерского и налогового законодательства не является обязательным документом. К первичным учетным документам она не относится, но никто не запрещает использовать ее во внутрифирменном документообороте для упорядочения информационного взаимодействия между подчиненными и руководством.
Шаблон документа может быть разработан на предприятии.
Шаблоны различных бланков вы найдете на нашем сайте:
Чтобы ваша служебная записка не осталась без внимания и была вовремя рассмотрена, необходимо соблюсти несколько правил:
ДЗ и КЗ:
Служебная записка о списании ДЗ
Служебная записка о списании КЗ
Налоговики во время проверок особое внимание уделяют списанным долгам, поэтому к вышеперечисленным документам рекомендуем приложить:
Всю вышеуказанную документацию следует хранить не менее 5 лет для подтверждения обоснованности списания задолженности.
Разберем порядок списания ДЗ и КЗ в бухучете и налоговом учете.
Порядок списания ДЗ зависит от наличия в компании специального резерва по сомнительным долгам.
На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.
Рассмотрим на нескольких примерах оформление разных вариантов служебной записки. Благодаря образцам, вам удастся самостоятельно составить необходимый вам документ.
1.
В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара.
Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.
Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами.
Подробнее: как составить акт списания материальных ценностей
Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей.
Узнаете, что обязательно надо зафиксировать в акте, сколько его хранить, а также скачаете образец акта на списание материалов.
Оглавление
Акт расхода материалов необходимо заполнять при списании:
сырья и материалов, которые используют для производства;
инвентаря, специальной одежды и других аналогичных предметов, которые используют в работе;
готовой продукции;
неликвидных запасов.
Причины списания могут быть разными, но чаще всего — порча и потеря качества материалов, невозможность использовать их дальше в работе.
Кто подписывает акт на списание материалов?
Подписывают образец акта списания те лица, которые могут подтвердить, что материал стал непригодным для использования и его надо отправить на списание. Обычно это бухгалтер, начальник и сотрудник склада, начальник отдела контроля качеством.
Документ о списании можно оформить на фирменном бланке организации либо на листе А4. Подпись руководителя организации для списания не нужна.
Заверять печатью организации акт необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту.
Ответственный за хранение документов в организации — руководитель. Обычно эту функцию он доверяет бухгалтеру. Акт списания материалов необходимо хранить пять лет. Срок начинают отсчитывать с года, когда документ последний раз использовали для учета.
Это, например, сырье, материалы. Любые операции с материальными ценностями (поступление, отпуск в производство, выбытие и т.д.) должны находить свое отражение в бухгалтерском учете и быть подкреплены подтверждающими документами. В данной консультации мы расскажем о списании материальных ценностей.
Списание материальных ценностей происходит, например, в случае:
Основанием для списания материальных ценностей может стать служебная записка на списание материальных ценностей.
Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ. Актуальные примеры можно скачать бесплатно.Навигация
Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.
При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству.
Причины бывают разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т. д.
Указания по списанию запасов предприятия, которые используют на протяжении года (сырья, материалов, запчастей, спецодежды, инструментов, комплектующих), обозначены стандартом ФСБУ 5/2019, который действует с 2021 года.
Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.
При обнаружении материально ответственным лицом испорченного имущества необходимо провести инвентаризацию в соответствии со следующими НПА:
