Оформляя письмо, посылку или иное почтовое отправление, важно правильно писать адрес для Почты России. Только так вы можете быть уверены в том, что отправление попадет точно в руки человека, которому оно предназначено и в установленные сроки. О том, как это сделать при отправке письма с указанием получателя или до востребования, а также за границу или в национальные республики, рассказываем ниже.
Регулярно отправляю письма и/или посылки
Отправляю письма и/или посылки, но очень редко, не более 2-5 раз в год
Не пользуюсь услугами Почты РФ для отправки писем или посылок
Дата публикации: 18.02.2018
Ежегодно Почтой России пересылается несколько сотен миллионов различных почтовых отправлений. Больше половины всех отправлений составляет письменная корреспонденция. Для примера только один Воронежский филиал Почты России за 2022 год отправил более 20 миллионов писем. Согласитесь, цифра более чем внушительная.
Правда, в последние годы эпистолярный жанр как средство общения практически полностью утратил свою актуальность. Коммуникация между людьми сегодня происходит за счет таких современных технологий, как интернет и мобильная связь. Ввиду этого за последние 15 лет резко снизилось количество пересылаемых простых писем и открыток, но зато возросло количество заказных писем с, так называемой, деловой корреспонденцией.
Как отправить письмо Почтой России, чтобы оно точно попало в руки адресата? Какие виды писем существуют? Какие условия и ограничения действуют при отправке письменной корреспонденции, как правильно писать адрес – обо всём об этом пойдет речь далее.
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Несмотря на то что в последнее время развитие интернет-технологий значительно упростило и ускорило коммуникацию, почтовые услуги по отправке корреспонденции в бумажном виде все равно не теряют своей актуальности. Бесспорным лидером в сегменте оказания почтовых услуг в России является АО «Почта России». Прочие компании занимают незначительный процент этого рынка. Кроме того, законодательство Российской Федерации предполагает отправку некоторых документов только «Почтой России». Это назначенный федеральный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи и целый спектр современных финансовых и коммерческих услуг на всей территории России всем категориям юридических и физических лиц.
Для того чтобы отправить документ, недостаточно запечатать его в конверт и написать адрес, организации необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. И самое главное – делать это правильно. По роду своей деятельности мне часто приходилось организовывать экспедиционную обработку и отправку документов и, соответственно, взаимодействовать с «Почтой России». И мне очень неприятно слышать укоры в адрес этой организации. Перекладывать ответственность всегда удобно. Но все же часть проблем мы создаем себе сами и порой тем, что беремся за дело, не зная правил работы. А ведь достаточно просто правильно заполнить адрес на почтовом отправлении, чтобы документы дошли до адресата без задержек и других проблем. Слушатели моих курсов всегда благодарили за то, что я уделяла на лекциях много внимания этой теме, и говорили, что эти знания пригодились им не только на работе, но и в обычной жизни. Я не только теоретик, но и практик, поэтому знаю, какие навыки нужны для работающих в сфере документационного обеспечения управления.
Заключительным этапом прохождения документа внутри организации обычно занимается специальный отдел (отдел экспедирования документов, экспедиция). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Хотя не у каждой организации есть возможность иметь такое подразделение. В небольшой компании функции по отправке корреспонденции может осуществлять секретарь.
В любом случае порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в Инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе, что я настоятельно и рекомендую сделать.
Основными документами общефедерального уровня, которыми необходимо руководствоваться при организации отправки документов, являются:
С того момента, как мобильные телефоны и скоростной интернет стали доступны практически каждому гражданину страны, вопрос поиска быстрого способа коммуникации решился сам собой. Относительно недавно каждый взрослый человек знал, как заполнить бумажный конверт для отправки Почтой России, но сегодня такая, на первый взгляд, простая задача может заставить задуматься некоторых представителей молодого поколения.
Процедура отправки письма не отличается от обычной адресной доставки.
Отправитель должен подготовить пакет и упаковать корреспонденцию в бумажный или пластиковый конверт, либо упаковку, приобретенную на почте .
Если отправление ценное, то его лучше обернуть плотной бумагой или воздушно-пупырчатой пленкой. Главное требование – отсутствие чужих логотипов, рисунков и лишних надписей на обертке.
Корреспонденция выдается адресату лично в руки в почтовом отделении. Для получения получатель обязан предоставить документ, удостоверяющий его личность. Это могут быть паспорт или водительские права.
Оператор может отказать в выдаче при наличии расхождений в персональных данных, указанных на титульной стороне письма в графе «Адрес» с личными данными в предоставленном документе.
Заказную или выдают после оплаты или называния кода, поступившего в СМС-сообщении на номер телефона получателя.
Срок хранения писем «до востребования» составляет 30 дней без учета дня прибытия в почтовое подразделения. По истечении месяца ценное или возвращается обратно по адресу отправителя. Простое письмо передается на временное хранение, а через полгода уничтожается, как невостребованное.
Да, адрес отправителя на конверте можно не указывать, если вы отправляете простое письмо. Письмо до востребования опускается в почтовый ящик, как обычное, с наклеенными на него марками.
Читать так же:
Виды отправки писем
Аренда абонентского ящика на почте России
Виды конвертов, размеры, евроконверты
Как отправить наложенным платежом
Нередко отправители делают ошибки при оформлении адреса на конверте. Это могут быть:
Ошибки приведут к тому, что в лучшем случае почтовое отправление будет доставляться дольше положенного срока.
К критичным ошибкам относятся неверный индекс или адрес получателя.
Если отправитель обнаружит критическую ошибку уже после того, как корреспонденция отправится к адресату, можно написать письменное заявление с просьбой об исправлении недочёта. Это допустимо только для регистрируемых отправлений. Для подачи заявления нужно предъявить паспорт и чек, подтверждающий отправку заказной или ценной корреспонденции. Почта РФ возьмёт плату за регистрацию заявления.
Ошибка может оказаться в чеке-квитанции, которую выдаёт оператор после регистрации услуги по пересылке. Проверьте в этом случае информацию на конверте. Если на нем информация указана верно, беспокоиться не стоит.
Чтобы быть уверенным в том, что ваша посылка или письмо вовремя дойдут до получателя, соблюдайте правила оформления конверта. Пишите разборчиво адрес и правильно указывайте индекс: так вы ускоряете сроки обработки отправления и его доставки адресату.
Общая информация.
Отправка всех писем осуществляется в конвертах, которые могут отличаться размером:
Конверты могут быть:
Напечатанная марка может быть с разной литерой (буквой): A, D, B.
Такие конверты позволяют отправлять некоторые виды писем без дополнительного наклеивания марок. Отправлять письма в конверте, на котором вообще нет марок — нельзя! Марка — является своеобразной платой за услугу по доставке.
Если вы приобретаете конверт без марки, то на него необходимо будет докупить марки, стоимость которых должна равняться стоимости отправки того или иного вида письма по тарифу Почты России. Для примера, если вы отправляете простое письмо весом до 20 грамм, то на него действует тариф в размере 27 рублей (на 2023 год). То есть на конверт без марки для такого письма необходимо будет наклеить марок на 27 рублей. Если это заказное письмо до 20 грамм — на 63 рубля.
Марки на почте продаются разного номинала: 10, 15, 25, 30, 50 копеек; 1, 1.5, 2, 2.5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 и 100 рублей. Внешний вид их может отличаться.
Как отправить простое письмо
Для просто письма весом до 20 грамм приобретите либо конверт с уже напечатанной маркой (марка с литерой А), либо конверт без марки и дополнительно для него марки на 27 рублей. Наклеить их нужно в правый верхний угол. Укажите на конверте все данные (индекс, ФИО, адрес получателя и отправителя). Запечатайте письмо и несите его отправлять. Для отправки опустите конверт либо в почтовый ящик, находящийся внутри каждого почтового отделения, либо в уличный ящик Почты России, либо передайте письмо оператору Почты России.
Для отправки простого письма весом от 20 грамм следует обратиться за помощью к оператору Почты России. Дело в том, что для таких писем тарифицируются каждые последующие 20 грамм. Оператор взвесит ваше письмо и сам доклеит нужное количество марок.
При наличии весов взвесить письмо тяжелее 20 грамм вы можете самостоятельно. За каждые последующие 20 грамм вам необходимо будет доклеить марок на 3,50 руб.
Как отправить заказное письмо
Заказное письмо весом до 20 грамм вы можете отправить в купленном вами конверте с напечатанной маркой (с литерой D); либо в конверте, на который вы самостоятельно наклеите марки на 63 рубля. Отправить письмо также, как и простое, опустив его в почтовый ящик — нельзя. Тем более в этом случае вы не получите чек. По правилам производить отправку необходимо в почтовом отделении через сотрудника.
Письменную корреспонденцию массой свыше 20 грамм также нужно отправлять именно через оператора. Сотрудник самостоятельно взвесит письмо и рассчитает сумму оплаты за него. Если же решили самостоятельно взвесить письмо, то знайте — за последующие каждые 20 грамм необходимо доклеить марок на 3,50 руб (тариф 2023 года).
Если вы желаете отправить письмо 1 классом, то сообщите об этом оператору сразу же.
Если вы решили отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, то возьмите бесплатный бланк и заполните его, после чего отдайте вместе с письмом оператору.
Как отправить ценное письмо
Ценное письмо необходимо отправлять через сотрудника Почты России. Только в этом случае вы получите чек, по которому вы сможете предъявить претензию, если с письмом что-то случится.
Исходя из массы письма, указанной вами объявленной стоимости и выбранных вами дополнительных услуг — кассир-операционист рассчитает точную стоимость вашего отправления.
Для ценного письма на конверте помимо данных отправителя и адресата вас вероятнее всего попросят указать объявленную ценность.
Письмо с объявленной ценностью весом до 20 грамм по тарифу 2023 года стоит 130 рублей без НДС и 156 с НДС. Каждые последующие 20 г. обойдутся в 3,50 без НДС и 4,20 р. с НДС, как в случае с простой и заказной письменной корреспонденцией. Плата за объявленную ценность: за каждый полный или неполный 1 рубль оценочной стоимости: 0,03 и 0,04 рубля.
Если вы желаете отправить письмо с описью вложения — то у оператора попросите бланк описи вложения ф 107 и заполните его. Если письмо с описью — то предоставляйте его оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен проверить соответствие содержимого конверта с тем, что вы укажите в описи.
Если вы желаете отправить письмо наложенным платежом — попросите бланк на почтовый перевод ф 112 и заполните его.
Если хотите отправить письмо с уведомлением о вручении — заполните бланк ф 119 .
Как правильно указывать адрес на письме
Главное правило при написании адреса — пишите максимально разборчиво! Только в этом случае вы можете рассчитывать на то, что ваше отправление точно попадет в руки адресата.
Адрес получателя необходимо указывать в правом нижнем углу конверта. Адрес отправителя — в левом верхнем углу.
В адресе необходимо указать:
Индекс пишем по образцу:
На письмах до востребования — название улицы, номер дома и номер квартиры получателя указывать не нужно. Вместо этих данных нужно написать «До востребования».
Пример правильно заполненного адреса ниже:
Большинство людей при заполнении адреса в начале пишет название области (края, республики), затем название населенного пункта и только в конце улицу, номер дома и квартиру. В этом нет ничего страшного.
Имя и отчество человека многие пишут сокращенно (Иванову Н. И.) — такое написание не является правильным, но для простых писем в общем-то допустимо. Для ценной и заказной письменной корреспонденции имя и отчество всегда пишите полностью.
Некоторые люди имя отправителя и получателя пишут в именительном падеже, а не в родительном и дательном, как это положено по правилам. Это не совсем правильно, но допустимо для всех видов писем.
Если в адресе (название района, города, улицы) вы допустили грамматическую ошибку или пропустили какую-то букву — это плохо, но ваше отправление скорее всего все равно дойдет до адресата. Главное не допускайте ошибок в индексе, номере дома и квартиры.
Обязательно ли в письме писать обратный адрес? По правилам Почты России — обязательно. Но иногда могут принять письмо и без данных отправителя. Некоторые люди специально указывают не свой адрес и имя.
Помните, на почте работают обычные люди, а не роботы. Поэтому на некоторые допустимые нарушения правил сотрудник просто может «закрыть глаза».
можно условно разделить на несколько этапов:
Важно! Неправильное оформление или ошибочная оценка приведет к невозможности отправить письмо.
Львиная доля почтовых отправлений выпадает на пересылку писем в пределах страны, учитывая размеры России.
Существуют правила заполнения конвертов, обязательные к соблюдению отправителем. Первое правило – заполнять конверт необходимо неспешно, аккуратно выводя каждую букву и цифру.
В любом почтовом отделении можно найти информационный стенд, на котором размещен образец, как правильно нужно писать адрес на конверте и вносить прочие данные.
Остановимся подробнее на каждом из существующих требований, которые необходимо знать, перед тем, как оформлять посылку:
Стандартный конверт имеет в левой нижней части зону с отображением кодового штампа, предназначенного для указания почтового индекса. Допускается вписывать цифры чернилами любого цвета, кроме красного, желтого или зеленого.
При отправке за пределы страны написание информации на конверте имеет главное отличие – язык. Данные получателя указываются латинскими буквами и арабскими цифрами.
Для отправления между национальными республиками допускается использование государственного языка получателя, но с обязательным дублированием информации на русском языке.
С помощью марок осуществляется оплата:
Отправления оплачиваются как при пересылке в пределах страны, так и за границу. Общий номинал марок наклеивается до покрытия стоимости отправления.
Для определения стоимости других писем рекомендуется пользоваться онлайн-калькуляторами.
Марки клеятся в правую верхнюю часть лицевой стороны конверта, упаковки или открытки. Допускается наклеивать марки ниже, если указанная область занята.
Почтовые отделения в Ростове-на-Дону с возможностью поиска по адресу и индексу на карте населенного пункта. Режим работы, телефоны, время обслуживания в рабочие и выходные дни.
Удобный поиск почтового отделения по индексу
Почтовые отделения на карте
Почтовое отделение «Соколова пр, 63»
Почтовый индекс344000Наименование отделенияРостов-на-донуАдресСоколова пр, 63, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Почтовое отделение «Рабочая пл, 6»
Почтовый индекс344004Наименование отделенияРостов-на-дону 4АдресРабочая пл, 6, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Почтовое отделение «Чехова пр, 52»
Почтовый индекс344006Наименование отделенияРостов-на-дону 6АдресЧехова пр, 52, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Почтовое отделение «Петренко ул, 8»
Почтовый индекс344010Наименование отделенияРостов-на-дону 10АдресПетренко ул, 8, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Почтовое отделение «Стадионная ул, 5»
Почтовый индекс344012Наименование отделенияРостов-на-дону 12АдресСтадионная ул, 5, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Почтовое отделение «Полевая ул, 17»
Почтовый индекс344013Наименование отделенияРостов-на-дону 13АдресПолевая ул, 17, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Почтовое отделение «Еременко ул, 54»
Почтовый индекс344015Наименование отделенияРостов-на-дону 15АдресЕременко ул, 54, Ростов-на-Дону, Ростовская областьТелефон8 (80010) 000-00
Письмо до востребования – это доставка корреспонденции на отделение почты и хранение отправления в подразделении до момента, пока адресат сам его не заберет. Отправка письма до востребования необходима в случаях, когда получатель:
Впервые такие письма начали отправлять во Франции, поэтому в международной практике подобные отправления называются «Poste Restante» , что в переводе означает «остающаяся почта» . В русском языке укоренилось название «до востребования».
По сути это вид корреспонденции, когда письмо поступает в выбранное адресатом почтовое отделение, а получатель сам приходит на почту, уточняет, что корреспонденция уже прибыла, после чего забирает пакет в срок не позднее, чем 30 дней с момента его поступления .
Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:
Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.
Реквизиты отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес
При надписании конвертов / пакетов вручную нужно использовать шариковую ручку с чернилами черного или синего цвета либо перманентный маркер этих же цветов.
В левом верхнем углу конверта / пакета указывается адрес и наименование отправителя. В нижнем правом – получателя. Это правило нельзя нарушать, потому что при автоматической обработке корреспонденции на сортировочных узлах «Почты России» система будет воспринимать эти адреса именно так, даже если на конверте нет фраз-ориентиров «От кого:» и «Кому:».
Обратите внимание: если адресуете корреспонденцию должностному лицу организации, на конверте необходимо указать наименование только организации (полное или сокращенное)! Информацию о том, что документ адресован конкретному должностному лицу, могут содержать:
Пример 1. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо
Пример 2. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо
Пример 3. На конверте уточнения о получателе внутри организации могут быть добавлены в скобках после указания наименования организации
Новгородский государственный
университет имени Ярослава Мудрого
(юридический отдел, Иванову И. И.)
Иначе ваш конверт может идентифицироваться как почтовое отправление для физического лица и не дойти для адресата-организации, он будет долго лежать в почтовом отделении в ожидании своего получателя. Ведь курьер, который приходит за корреспонденцией, имеет доверенность от организации, а не от физического лица Иванова И. И., главного инженера ООО «Рога и копыта», которого вы указали на конверте. Более того, если организация большая, то Иванова И. И. там еще надо будет поискать, поэтому составление сопроводительного письма с подробным адресатом станет оптимальным решением задачи – см. Пример 4. Хотя указание получателя внутри организации на конверте в скобках тоже встречается (как в Примере 3).
Пример 4. Сопроводительное письмо с указанием, кому предназначены пересылаемые документы и что с ними нужно сделать
Пример 5. Адресация документов лично конкретному должностному лицу (редкий случай)
Новгородский государственный
университет имени Ярослава Мудрого
(лично юристу Иванову И. И.)
Пример 6. Порядок указания на конверте данных о получателе-физлице
Иванову Ивану Ивановичу
Старорусский б-р, д. 9, кв. 17
Великий Новгород
Пример 7. Адресация документов в конкретное подразделение (на конверте)
Акционерное общество «Гром»
(в бухгалтерию)
Пример 8. Адресация документов в конкретное подразделение (на сопроводительном письме)
Акционерное общество «Гром»
Если на конверте рядом с адресатом указана пометка «лично» (как в Примере 5), это означает, что конверт должен быть передан этому человеку в организации лично в запакованном виде. Поэтому сотрудник экспедиции не знает содержимого конверта и не может его зарегистрировать. Такие послания обычно передаются указанным в них работникам через реестр нерегистрируемой корреспонденции. Это сложившаяся практика, а не жесткое правило. Поэтому порядок работы с такими отправлениями организации стоит урегулировать в своем локальном нормативном акте. Профиль у организаций разный, кому-то и письма со взрывоопасным или отравленным содержанием могут направить таким образом, чтобы попытаться добиться вскрытия конверта определенным должностным лицом.
Организацию-получателя нужно обязательно указывать на конверте и в сопроводительном письме. Добавление подразделения или должностного лица в адресат может ускорить доставку им письма внутри организации. Чаще всего имя нужного должностного лица отправитель не знает, поэтому указывают только наименование подразделения. При составлении сопроводительного письма (см. Примеры 4 и на конверте «утяжелять» адрес лишними деталями не надо. Но если вы не вкладываете сопроводительное письмо, то детализацию адресата можно сделать на конверте (см. Пример 7).
Почтовый индекс получателя лучше оформлять специальным «угловатым» шрифтом (см. «!» в Примере 1), это уменьшает количество ошибок при автоматической сортировке корреспонденции. Индекс можно разместить единожды в зоне получателя (нижнем правом углу, как в Примере 2) либо продублировать (как в Примере 1).
В сортировочных центрах «Почты России» сканеры считывают адрес и индекс с каждого отправления и распределяют по направлениям. Происходит это довольно быстро – обрабатывается порядка 12 писем в секунду. Если проблем со считыванием информации нет, то письмо в общем потоке продолжает свой путь. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Нужно обладать быстрой реакцией, чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, т.к. именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса. Хотя если письмо отправлено «на деревню дедушке», то и эти специалисты с их базами данных не помогут – письмо вернут отправителю.
Индексы специально пишутся на письме угловатыми цифрами, что позволяет технике легко считывать такой формат. Изготовленные типографским способом почтовые конверты содержат образцы написания цифр индекса и специальную форму из тонких пунктирных линий. Стандартное стилизованное написание цифр защищает отправителя от ошибок и облегчает сортировку почты. Цифры разрешается писать любым цветом, кроме зеленых, желтых и красных чернил.
При автоматизации подготовки отправлений (распечатке текста на наклеиваемые этикетки либо напрямую на конверты) актуальным становится использование шрифтов для стилизованного написания почтового индекса. Они условно-бесплатные, т.е. их можно использовать в личных целях бесплатно, но за коммерческое использование надо платить: Postindex, Pechkin, Zipcode. Такой шрифт сначала необходимо установить на компьютер, после чего он становится доступен на нем в любой программе, которая работает с текстом.
Чтобы письмо дошло адресату максимально быстро, адрес, включая почтовый индекс, должен быть верным. Бывает, что в экспедицию передают документ на отправку с адресом без индекса. Тогда сотруднику экспедиции его нужно выяснить (благо, это сейчас сделать просто при помощи интернета). Стоит даже проверять правильность тех индексов, которые указаны в адресе (если вы берете их не из справочных данных, которые предоставил сам адресат, например с его сайта или из его письма). Дело в том, что в России порой происходит смена некоторых почтовых индексов на новые, поэтому ошибки в них могут быть как из-за устаревания информации, так и из-за элементарной невнимательности людей – пресловутого человеческого фактора.
В поисковике вы можете набрать «почтовый индекс» и тогда вам на выбор предложат множество сайтов, где можно выяснить почтовый индекс для определенного адреса. Лучше выбрать сайт «Почты России» (см. «2» на Рисунке 1) или следующий за ним – там визуально будет видно больше информации («3»). Сам Яндекс тоже предлагает такой сервис – на Рисунке 1 (см. «1») показан результат его работы.
Рисунок 1. Где можно уточнить почтовый индекс для определенного адреса
Однако хочу отметить, что почтовый индекс получателя-юридического лица может не совпадать с индексом почтового отделения, обслуживающего адрес получателя. Обычно почтовый индекс привязан к почтовому отделению, которое обслуживает конкретный адрес. Но иногда в адресе содержатся такие буквы, как «ГСП», и при этом индекс совсем не соответствует тому, что предлагает сайт «Почты России» или другие ресурсы по поиску почтовых индексов по адресу. Дело в том, что в крупных городах некоторые организации обслуживаются не почтовыми отделениями, а специальными структурами «Почты России», которые называются – городская служебная почта (ГСП). Так что, если видите в адресе предполагаемого получателя эти буквы, не перепроверяйте его индекс в интернете, а используйте тот, что указан у него на бланке документа или в официальном источнике. Иначе ваше письмо может либо потеряться, либо долго лежать в почтовом отделении (в котором ваш адресат не обслуживается) и ждать, когда его перенаправят в ту структуру «Почты России», которая обслуживает адресата.
На международных почтовых отправлениях:
Пример 9. Оформление международного почтового отправления
Почтовые отделения в Ростове-на-Дону с возможностью поиска по адресу и индексу на карте населенного пункта. Режим работы, телефоны, время обслуживания в рабочие и выходные дни.
Внимание! Для подбора почтового отделения по улице адресата или индексу воспользуйтесь формой поиска сверху.
Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.
На конверте в обязательном порядке должны быть:
Осталось определиться с последним элементом почтового отправления – марки.
Адрес на конверте пишется аккуратным и легко читаемым почерком. Если он у вас неаккуратный, используйте печатные буквы или же наберите адрес на компьютере и отправьте его на печать. Пишите шариковой или гелевой ручкой, цвета допустимы любые, за исключением желтого, зеленого и красного.
Имя человека, которому предназначено письмо, указывается снизу, в правом углу. Сведения об отправителе – левый угол сверху.
На конверте нужно указать:
Писать адрес на посылке Почты России или письме нужно печатными буквами.
Если вы применяете сокращения, то они должны быть общепринятыми:
Не используйте сокращения, которые могут быть истолкованы по-разному: например, п. Безымянный можно расшифровать как «проезд Безымянный» и «переулок Безымянный».
Все отделения Почты РФ имеют цифровой адрес – индекс. Сначала все посылки, письма, бандероли отправляются по индексу, т.е. в конкретное почтовое отделение. После происходит сортировка по адресам. Если будет допущена ошибка или индекс вовсе не будет указан, отправление может затеряться.
Узнать правильный индекс можно одним из способов:
Посмотреть индекс в мобильном приложении можно во вкладке «Отделения». Для этого укажите адрес человека, которому предназначается письмо или посылка.
Почтовая марка – это специальный знак, сообщающий об оплате. Ее наклеивают вверху в правом углу, а если он занят, то немного ниже. Общее количество марок на отправлении должно быть равным (или больше) его стоимости. Стоимость услуг Почты РФ можно посмотреть по ссылке . Для каждого конкретного случая стоимость отправления можно узнать при помощи калькулятора для писем и посылок .
Нередко марки бывают напечатаны на конвертах (литеры А и D) или открытках (литера B).
Литера A дает возможность послать простое, а литера D – заказное письмо весом не более 20 г без приклеивания марок. Если на открытке есть литера B, вы можете отправить ее по РФ без приклеивания марок.
Конверты с литерами А и D, а также открытки с литерами B с дополнительными марками могут быть отправлены за границу.
В случае «До востребования» адресат – это непосредственно само почтовое отделение, индекс которого указан на пакете. Отправлять таким образом можно любые письма:
Главный недостаток такой корреспонденции – это то, что получатель должен сам узнавать о поступлении отправления на свое имя по месту назначения.
Если письмо заказное, отправитель и адресат могут отслеживать письмо по трек-номеру на сайте почты России. В качестве альтернативы отправитель может назвать примерную дату поступления письма или ценной бандероли, исходя из контрольных сроков транспортировки до почтового отделения, а получатель обязан уже сам приходить в подразделение и уточнять у операторов, не пришло ли его письмо.
Чтобы послать отправление в страну бывшего СССР, придерживайтесь следующих правил оформления.
Сведения о человеке , отправившем или получающем письмо, можно прописать на национальном языке той республики, куда идёт отправление, но также нужно продублировать на русском.
Если вы посылаете почтовое отправление за рубеж , данные о человеке, отправившем или получившем письмо, прописываются латиницей, цифры — арабские.
Можно заполнить адрес получателя по правилам страны , в которую направляется отправление и на языке, считающемся в ней национальным. Наименование государства при этом дублируется на русском.
Пометка «до востребования» означает , что отправление не вручается адресату персонально в руки. Человек сам заберёт его в отделении Почты РФ в удобное время.
Писать адрес «до востребования» для Почты России нужно по следующим правилам. На конверте указываются город, область, район, населенный пункт, индекс, ФИО человека полностью, без сокращений. Затем пишут фразу «до востребования» или «Poste Restante».
Фамилию, имя и отчество пишите так, как в паспорте получателя или в ином документе, подтверждающем личность.
Нет, обычно очереди нет
Да, но не более 2-5 минут
У нас большие очереди, ждать приходится более 10 минут
Простые (нерегистрируемые) отправления принимаются «Почтой России» без выдачи документов, подтверждающих их получение и отправку. Они вручаются адресату без его расписки в получении. Данный вид отправки используется для документов, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительных открыток к праздникам.
Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный штриховой почтовый идентификатор – ШПИ, который соответствует трек-номеру. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но при необходимости и получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю.
ШПИ состоит из 14 символов:
По трек-номеру можно найти, на какой стадии доставки находится почтовое отправление. Для этого необходимо ввести его на сайте или в приложении «Почты России» (в поисковике набираете, например, «трек-номер для отслеживания», чтобы перейти сразу на нужную страницу сайта «Почты России», на Рисунке 2 показан результат поиска информации по конкретному трек-номеру, сведения располагаются в обратной хронологической последовательности, здесь же можно распечатать отчет). Также можно посмотреть вес почтового отправления, что тоже может помочь при возникновении различных споров между отправителем и получателем.
К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники экспедиции, относятся:
Рисунок 2. Отслеживание доставки по трек-номеру на сайте «Почты России»
Теперь рассмотрим ценное отправление с описью вложения. Такая опись является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксации содержимого отправления, количества и ценности (она обязательно должна быть указана, хотя может быть и чисто символической – хоть 1 рубль за каждый отправляемый документ: дело в том, что чем выше суммарная оценка пересылаемых ценностей, тем выше будет стоимость отправки). См. Пример 10.
Пример 10. Опись вложения (по форме 107 «Почты России»)
Письмо с описью вложения предоставляется на почту незапечатанным – оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи. Она нужна для подтверждения факта получения адресатом конкретных документов. Без описи будет подтвержден факт вручения заказного отправления конкретному адресату, но это не будет свидетельствовать о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и чистые листы бумаги, и счет-фактура вместо претензии, и любой другой документ.
