Отгрузка материалов поставщиками оформляется товарно-транспортной (форма № ТТН-1) или товарной (форма № ТН-2) накладными, к которым прикладываются соответствующие сопроводительные документы, предусмотренные договорами купли-про-дажи, поставки и иными аналогичными договорами (спецификации, сертификаты и др.).
Товарно-транспортная накладная ТТН-1 и товарная накладная ТН-2 являются бланками строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках строгой отчетности и контрольных знаках, реализуются субъектам хозяйствования только издательством «Белбланкиздат» через установленные налоговой инспекцией отделения почты.
Товарно-транспортная накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется посредством автомобильного транспорта. Товарная накладная ТН-2 предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, передача которых покупателю осуществляется без участия автомобильного транспорта. Как правило, товарная накладная выписывается при доставке товара курьером, по почте, передаче товара от поставщика покупателю в пределах одного склада и др.
Товарно-транспортная накладная служит основанием для списания товарно-матери-альных ценностей у грузоотправителя и их оприходования у грузополучателя, а также используется в расчетах по перевозке грузов и выполненным транспортным работам. Кроме того, в настоящее время товарно-транспортная и товарная накладные используются для контроля формирования цен.
Заполнение реквизитов товарно-транс-портной и товарной накладных регулируется Инструкциями по заполнению товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 и товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2, утвержденными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14.05.2001 г. № 53, Положением о порядке формирования и применения цен и тарифов, утвержденным постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 22.04.1999 г. № 43 (с изменениями и дополнениями), совместным письмом Министерства экономики Республики Беларусь от 02.06.2004 г. № 12-01-09/4403 и Министерства финансов Республики Беларусь от 08.06.2004 г. № 15-9/294 «О порядке отражения в товарно-транспортных накладных оптовой скидки, представляемой организациям оптовой торговли». Субъекты хозяйствования заполняют в товарно-транспортных и товарных накладных только те реквизиты, которые необходимы для них.
ТТН-1 выписывается грузоотправителем в требуемом количестве экземпляров, как правило, в четырех (в продажу накладные поступают в четырех, пяти и шести экземплярах). Первый, третий и четвертый экземпляры заверяются подписью, печатью (штампом) грузоотправителя. Водитель (экспедитор) расписывается на всех экземплярах.
Первый, третий и четвертый экземпляры накладной вручаются водителю (экспедитору). Второй экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.
Товарно-материальные ценности у грузополучателя приходуются по первому экземпляру накладной, получаемому от водителя (экспедитора). Третий и четвертый экземпляры остаются у перевозчика. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, перевозчик прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику, заказавшему автотранспорт. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для начисления заработной платы водителю и учета транспортной работы, выполненной при перевозке грузов.
Порядок заполнения накладных зависит от того, кто их выписывает (непосредственно производитель продукции либо оптовое, розничное звено торговли), применяемой методики формирования цены на продукцию.
Оформление товарно-транспортных накладных организацией – производителем продукции осуществляется следующим образом.
В графах «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Заказчик» указываются коды УНН (сейчас – УНП) и ОКЮЛП (в настоящее время коды УНП и ОКЮЛП идентичны). В графе «Заказчик» указывают сведения об организации, производящей оплату транспортных работ по накладной. Номера лицензий грузоотправителя и грузополучателя указываются только при отпуске алкогольных и табачных изделий. По строкам «Заказчик (плательщик)», «Грузоотправитель», «Грузополучатель» указывают все реквизиты, приведенные в подстрочнике.
По строке «Вид перевозки» транспортной организацией, осуществляющей перевозку, записывается наименование вида перевозки (сдельный тариф, повременный тариф или договорной). Если перевозка производится транспортом грузоотправителя или грузополучателя, эта строка не заполняется.
