Журнел выдачи доверенностей нужел ли

Excel

Существует множество шаблонов для журнала учета доверенностей в Excel, которые можно скачать и использовать в своей работе. Важно выбрать такой шаблон, который будет соответствовать особенностям вашей организации и требованиям законодательства.

Шаблон для журнала учета доверенностей может включать следующие столбцы:

• Номер доверенности;
• Дата выдачи доверенности;
• Данные доверителя (ФИО, паспортные данные и контактная информация);
• Данные доверенного лица (ФИО, паспортные данные и контактная информация);
• Срок действия доверенности;
• Описание полномочий, передаваемых по доверенности;
• Подписи доверителя и доверенного лица.

При выборе шаблона для журнала учета доверенностей важно учитывать не только его визуальное оформление, но и его функциональность и удобство использования.

Журнал учета выданных доверенностей является важным инструментом для многих организаций и предприятий. Он позволяет отслеживать и контролировать процесс выдачи доверенностей, а также вести учет и анализ данных.

Доверенность – это документ, который даёт кому-то право представлять интересы другого лица или организации. Она может быть выдана на определенный срок и для выполнения определенных функций.

Часто доверенность используется в бухгалтерии, юридических и административных вопросах.

Использование электронной таблицы Excel для ведения журнала учета доверенностей может значительно упростить этот процесс. В Excel можно создать шаблон журнала с необходимыми полями, такими как номер доверенности, дата выдачи, срок действия и причина выдачи.
Все страницы нумеруются, вырывать их или делать какие-либо исправления запрещено.

Если произошла ошибка и необходимо внести корректировку, то соответственно уполномоченный по ведению журнала исправляет ошибку и заверяет ее подписями руководства.

Стоит знать, что в случае, если в организации практикуется регулярное получение ТМЦ под расписку, то их регистрацию можно осуществлять заранее в журнале.

Содержание документа

Существует утвержденная модель журнала, в котором осуществляется регистрация расписок (Пост. Госкомстата СССР от 28 декабря 1989 года No241). Обычно такая форма используется при его ведении на бумажном носителе.

Однако сегодня во время активного развития технологий данный учет можно также вести в «Excel» или же при помощи специальных программных продуктов.

Журнал выдачи доверенностей нужен ли

Итак, стандартный вид журнала должен иметь следующие основные данные:

• порядковую нумерацию всех расписок;
• число, месяц и год, когда была выдан документ;
• период времени, на который она распространяет свое действие;
• фамилия, имя и отчество лица, которому было предоставлено письменное право, осуществлять действия от лица организации, а также занимаемая им должность;
• основные реквизиты поставщика, от которого ожидается приход ТМЦ;
• реквизиты документа, выступающего основанием передачи ТМЦ (например, договор купли-продажи);
• подпись лица, которому выдали расписку;
• отметка об исполнении (обычно тут фиксируется номер и дата накладной по которой пришел товар или иные ценности от поставщика).

Журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.

Поскольку все операции регистрируются, можно легко обнаружить и пресечь незаконные действия, связанные с использованием доверенностей.

Возможность анализа данных. Журнал учета выданных доверенностей предоставляет возможность проводить анализ данных. Такой анализ позволяет выявить, например, наиболее часто выдаваемые доверенности, установить тренды и выявить потенциальные уязвимости в системе регулирования процесса выдачи доверенностей.

Соответствие законодательству. Ведение журнала является требованием законодательства во многих странах. Например, в России существует Федеральный закон “О доверенности” и его положения требуют ведения журнала учета доверенностей.

Журнал учета выданных доверенностей становится основным инструментом в процессе контроля и управления переданными полномочиями.

Возможность автоматизации

Excel позволяет использовать макросы и автоматические функции для выполнения повторяющихся задач, таких как подсчет суммы выданных доверенностей, расчет среднего значения срока действия или создание отчетов. Это значительно экономит время и упрощает процесс учета.

4. Легкий доступ к данным

Excel позволяет сохранять и загружать данные из различных источников, таких как другие таблицы Excel, базы данных или внешние источники.

Это позволяет быстро обновлять информацию в журнале и синхронизировать его с другими документами или системами.

5. Удобное хранение и архивирование данных

Excel обеспечивает удобное хранение и архивирование данных.

Такой документ также должен отвечать требованиям ст. ст. 5–6 Закона «Об электронном документообороте».

Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма при оформлении доверенности от имени юрлица:

1) определите юридически значимые действия, которые должен совершить поверенный (заключить сделку, подать документы, получить деньги в банке, участвовать в судебном процессе и т.п.);

2) определите лицо, которое будет действовать от имени фирмы, уточните его персональные данные, которые будут отражены в доверенности;

3) оформите бланк доверенности по требованиям закона и устоявшейся практики или, как в случае с ТМЦ, – по утвержденной форме ;

4) внесите запись в Журнал учета выданных доверенностей, форму которого можно заим­ствовать из прил.

Эти данные помогают идентифицировать доверенное лицо.Наименование и описание полномочийНаименование полномочий Описание полномочийВ этом разделе указывается наименование полномочий, которые передаются доверенному лицу, а также их описание. Эти данные позволяют четко определить роль и обязанности доверенного лица.Срок действия и подписиДата начала действия доверенности Дата окончания действия доверенности Подпись доверенного лица Подпись доверителяВ этом разделе указывается срок действия доверенности, включая дату начала и окончания. Также здесь присутствуют подписи доверенного лица и доверителя, подтверждающие выдачу и правомочность доверенности.

Все эти разделы вместе образуют структуру шаблона журнала учета выданных доверенностей.

Он позволяет организациям и предпринимателям быть в курсе всех операций с доверенностями, предотвращать злоупотребления и соблюдать требования законодательства.

Преимущества использования Excel для ведения журнала

1. Удобство использования

Excel является одним из самых распространенных и удобных инструментов для ведения различных видов учета. Благодаря простому и интуитивному интерфейсу, даже неопытные пользователи могут легко заполнить и обновить данные в журнале учета выданных доверенностей.

2.

Гибкость и настраиваемость

Excel предлагает широкие возможности для настройки таблиц и формул в соответствии с индивидуальными потребностями. Вы можете добавлять новые столбцы, редактировать форматирование, применять автоматические вычисления и фильтры, чтобы упростить анализ данных.

3.

Номер и дата договора или счета.

Подпись получателя.

Отметка о выполнении поручения (заносится номер и дата накладной).

Формы М-2 в книгу учета не заносятся. Сведения о выдаче и получении ТМЦ проставляют непосредственно на документе. Для этого отведен специальный корешок.

Обязательно ли вести

Образец журнала учета доверенностей найти легко.
Бухгалтер получит и форму для заполнения, и рекомендации по его ведению. Но так ли это необходимо? Есть случаи, когда от него можно и отказаться:

1. Организация использует только формы М-2, не предполагающие фиксации.
2. Небольшие компании, где получение ТМЦ происходит не так часто или за него ответственен один сотрудник.
3. Ведение этой формы отсутствует в учетной политике предприятия.

Образец журнала доверенностей лишь помогает систематизировать последние.

Учет документов на получение ТМЦ и на представление интересов фирмы должно осуществляться обособленно.

Основные требования по регистрации данного типа журналов содержатся в Инструкции МФ РФ от 1967 года. Регистрацию доверенностей на представление интересов организации может осуществлять юридический отдел или служба ДОУ.

Если организация с небольшой численностью работников, то в таком случае регистрацию всех доверенностей осуществляет бухгалтерия или в случае ее отсутствия отдельный бухгалтер. Обычно журнал заводится на год. При этом он прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью компании.