Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами. Обратите внимание: Минтруд РФ подготовил изменения в правила ведения журнала.Навигация
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.
При первом трудоустройстве в 2021 году и позднее бумажные ТК работникам уже не заводят, но новые бланки могут оформляться сотрудникам в виде дубликата их утраченной (утерянной) трудовой.
Заниматься заполнением книги учета должен специалист, на которого приказом руководителя возложены соответствующие обязанности. По обновленным правилам унифицированной формы журнала больше нет – каждый работодатель разрабатывает и утверждает свой образец учетного документа.
Наниматель может воспользоваться действовавшим до 1 сентября 2021 года шаблоном, создав на его основе собственную форму, также можно применить наработки других работодателей. На текущий момент «Книга учета движения трудовых книжек» (бланк) утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г.
№ 69.
КонсультантПлюс». Напоминаем, что просмотр будет для вас бесплатным, если вы оформите тестовый доступ в систему:
Работодатель может продолжать вести учетные регистры по трудовым книжкам по формам, установленным постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, пока они не закончатся. И только после этого переходить на разработанные самостоятельно бланки (информация Роструда).
За отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель может быть привлечен к административной ответственности, предупреждает Роструд. Полагаем, речь о штрафе по ч. 1 ст. 5.27 КоАП в размере:
Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;
Шаг 10.
12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;
Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.
Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника.
Порядок, в соответствии с которым обеспечивается форма, ведение и хранение трудовой, установлен особыми Правилами. Их утвердили правительственным постановлением № 225 в 2003 году. А форму специального журнала для регистрации приёма-выдачи основного документа работника, которой полагается придерживаться, в том же году утвердили постановлением Минтруда за № 69.
Кому доверят вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, зависит от того, насколько велика организация.
В крупной – регистрация и ведение записей возлагается на кадровика. В небольшой – за движение документации отвечает бухгалтер.
В 13-м столбце пишем номер уведомления.
Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо.
Напомним, что утверждены правила Постановлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числе, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.
Обязательные требования к оформлению:
Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:
Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.
Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4.
Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.
Основным документом, из которого можно почерпнуть сведения о длительности стажа труженика, ч. 1 ст. 66 ТК РФ признаёт его трудовую. Поэтому на работодателей возлагают обязанность вести и хранить специальные журналы учета трудовых книжек. Такую документацию относят к кадровой документации. Соответственно, компетентные органы, проводя проверки, не могут не уделить ей внимания.
Назначение журнал учета движения трудовых книжек состоит в том, чтобы:
По сути, это служит интересам работников.
КоАП минимальный штраф составит:
И это только по единичному факту нарушения. А ведь их могут зафиксировать по каждому работнику, в отношении которого работодатель не выполнил своих обязанностей. Тогда присудят штраф в размере куда большем.
Приобретение бланков трудовых книжек сложностей не составит. Нужно только убедиться, что приобретаемые книжки имеют установленную в 2003 году постановлением Минтруда № 69 форму, а не произвольную.
Когда заполняем по приказу руководства журнал движения, не имея необходимого опыта, то стоит найти образец заполнения.
Можно:
На пломбе-наклейке:
Пломба должна обеспечить фиксацию прошивки так, чтобы нить нельзя было вытащить, не разорвав наклейки.
Ошибок в процессе ведения трудовых избежать затруднительно. Но злоупотреблять ими не стоит. Записи выполняются разборчивым почерком, без помарок.
Допустив ошибку, строчку зачёркивают по линейке. Правильные данные указывают в строке ниже.
Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.
Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.
Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года.
Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;
Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе.
Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;
Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;
Шаг 8.
