Благодаря заранее составленному графику можно предотвратить ситуации, когда одни люди постоянно находятся на дежурстве, а другие практически никогда не выполняют эту обязанность. Такое равномерное распределение помогает снимать нагрузку с отдельных сотрудников и создает справедливые условия для всех участников команды.
Третье преимущество графика дежурств на месяц связано с возможностью заранее планировать свои дела и обязанности. Каждый сотрудник знает свои дни дежурства заранее, что позволяет ему организовать свое рабочее и личное время и не попасть в ситуацию, когда нужно делать дежурство вне запланированного времени.
Четвертое преимущество графика дежурств на месяц состоит в том, что он помогает создать стабильность и предсказуемость в работе коллектива.
Это может быть удобным способом, особенно если у них есть проверенный и оптимизированный бланк для составления графика дежурств.
После получения образца графика дежурств в формате Excel следует заполнить его соответствующими данными. В каждую ячейку таблицы необходимо внести информацию о дежурном на определенную дату.
Можно также добавить дополнительные столбцы или строки для указания других значений, например, времени начала и окончания дежурства.
Правильное заполнение графика дежурств позволит создать структурированный и понятный документ, который может быть использован для организации работы команды или отдела.
Необходимо принимать во внимание следующие особенности:
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание работы и учет отработанного времени:
Заполняем графы 10–13
Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам.
Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики.
Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия.
Образец графика работы (скачать в Excel готовый пример можно ниже) поможет спланировать бесперебойную работу сотрудников и избежать ситуаций, когда все по какой-то причине отсутствуют и работать некому.
Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.
К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности.
Задайте заголовки:
В первой строке таблицы задайте заголовки для каждого столбца, например «Сотрудник» и «Дежурство».
3. Заполните данные:
В следующих строках введите имена сотрудников или студентов в столбце «Сотрудник», а в столбце «Дежурство» укажите даты дежурств.
4.
Примените условное форматирование:
Выделите столбец с датами дежурств, затем откройте меню «Условное форматирование» и выберите опцию «Подсветить ячейки». Настройте правила подсветки таким образом, чтобы выделялись даты, соответствующие текущей дате или будущим датам.
5.
Вся команда знает, кто и когда будет на дежурстве, что позволяет легко планировать совместные мероприятия, совещания и встречи. Кроме того, благодаря установленной системе дежурств можно быстро и эффективно распределить ответственность за непредвиденные ситуации и проблемы.
Таким образом, график дежурств на месяц – это не только организационный инструмент, но и средство для создания стабильности и равномерности в работе коллектива.
Он позволяет оптимизировать распределение дежурств, планировать свое время и повышает эффективность работы команды в целом.
Для составления графика дежурств на месяц необходимо получить образец пустого бланка, который удобно заполнять.
Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении.
Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации.
Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст.
91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель.
