Перед применением дисциплинарного взыскания в виде увольнения работодатель должен запросить у работника письменное объяснение о причинах его отсутствия на работе. Получение объяснений в устной форме, в том числе по телефону, недопустимо.
К объяснительной записке сотрудника о причинах отсутствия на рабочем месте нет нормативных требований. Работник может составить ее в произвольной форме. В ней он должен описать все причины и обстоятельства, из-за которых не смог выйти на работу.
В объяснительной записке обязательно должна стоять дата представления объяснений. Законодателем установлен срок для их представления — два рабочих дня с момента запроса руководством (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Также документ должен содержать подпись работника.
Работник может приложить к своей объяснительной записке любые документы, которые он считает доказательствами того, что причины его отсутствия на работе были уважительными.
Если по истечении двух рабочих дней сотрудник объяснение не представил, то работодатель составит об этом акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ, письмо Государственной инспекции труда в городе Москве от 28.09.2021 № ТЗ/5079/10-34661-ОБ/18-1297) и будет вправе его уволить.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула, не включая время болезни сотрудника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников (ч. 2, 3 ст. 193 ТК РФ). Если работник представил объяснение и подтверждающие документы, то вопрос о том, являются ли причины отсутствия уважительными, остается на усмотрение работодателя, но может быть оспорен работником в суде.
Признание работодателем причины отсутствия работника на рабочем месте неуважительной должно быть обосновано и основано, исходя из справедливости, соразмерности, законности, вины и гуманизма.
При наложении дисциплинарного взыскания учитываются тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, в том числе факт уведомления или неуведомления работником руководителя о причинах отсутствия на работе.
При этом работодатель должен оценить основания отсутствия работника и применить дисциплинарное взыскание соразмерно его проступку с учетом предшествующего поведения работника и отношения его к труду. Без соблюдения вышеуказанных принципов увольнение может быть признано неправомерным. При этом применение дисциплинарного взыскания в виде увольнения является правом работодателя (ч. 5 ст. 192 ТК РФ, пп. 16, 17 обзора, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 24.05.2021 № 117-КГ21-2-К4, раздел III руководства).
