А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы рассказали в статье.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения.
Разберёт проживание в отеле и в арендованной квартире.
Работодатель оплачивает проживание или возмещает сотруднику деньги, которые он потратил на проживание.
Как отчитаться. Сотрудник предоставляет счёт на оплату отеля. Также компания может возместить сотруднику оплату питания, если для этих расходов есть отдельный чек.
Что учитывается в расходы компании. В расходы учитывается только стоимость проживания в номере. Дополнительные услуги, например, питание, обслуживание в номере или фитнес-зал, нельзя учесть в расходы.
Работодатель оплачивает аренду жилья заранее, либо возмещает сотруднику деньги, которые он потратил на аренду.
Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2025 году (бланк, образец заполнения) от руки.
Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы.
Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.
Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.
Шаг 1.
Эту информацию закрепляют в локальном нормативном акте компании. Документ можно составить в свободной форме.
Если компания отправляет сотрудника за границу, суточные суточные выплачиваются в иностранной валюте.
В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 указано, что работодатель выдаёт суточные за все дни, проведённые в дороге. Если во время поездки была вынужденная остановка, за эти дни также нужно выдать суточные.
Это такие же необходимые расходы, как и суточные за дни, в которых сотрудник выполняет работу.
Минимальный размер суточных в 2025 году — 100 рублей в день. Компания может установить любой размер суточных и закрепить его в локальном нормативном акте.
При этом есть сумма, которая не облагается налогом для физических лиц.
Как уточняется в письме Минфина России от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, страховые взносы на такие суммы начислять не надо.
Командированный работник раньше работал по совместительству, а теперь переведен в штат. В этом случае необходимо учитывать весь период работы, в том числе, когда подчиненный считался совместителем. Единственное исключение — в ЛНА указано, что для подсчета командировочных используют период с даты зачисления в штат.
В компании предусмотрена доплата до оклада.
Если поездка должна оплачиваться не меньше, чем сумма оклада за указанный период, необходимо сравнить командировочные, рассчитанные, исходя из среднедневного заработка, и их размер, исходя из установленного оклада. Если первая сумма меньше, доплатить разницу.
В организации ведется суммированный расчет рабочего времени.
Онлайн-калькулятор расчета командировочных — сервис, который поможет определить сумму суточных и средней заработной платы, начисляемых сотруднику за работу в командировке.
Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ. Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства. Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — постановление правительства РФ от 12.10.2013 № 916.
Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.
Отправляя работника в поездку, ему надо выдать аванс на оплату проезда, аренду жилья и иные затраты.
Как отчитаться. Сотрудник предоставляет договор аренды и платёжные документы — чеки или счета.
Что учитывается в расходы компании. В расходы учитывается стоимость проживания. Если у сотрудника или работодателя нет договора и чеков на аренду жилья, нельзя учитывать оплату проживания в налоговых расходах.
Перед командировкой работодатель выдаёт сотруднику суточные на все дни поездки. Максимальная сумма, на которую не нужно начислять НДФЛ и взносы, — 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных поездок.
Если сумма суточных в день превышает норму, на остаток нужно начислить НДФЛ и социальные взносы. Например, компания отправляет сотрудников в командировку по России и выдаёт суточные в размере 1000 рублей в день.
Затем компания возмещает ему расходы.
Как отчитаться. Если сотрудник едет в командировку на своей машине, нужно составить путевой лист, служебную записку о поездке и предоставить чеки на оплату бензина. Для такси и каршеринга — сотрудник отдаёт в бухгалтерию чеки за поездки или аренду машины.
Что учитывается в расходы компании. Компания учитывает общую сумму расходов, которую сотрудник потратил на поездку до места командировки.
В зависимости от того, где сотрудник живёт во время командировки, отличаются правила по учёту расходов.
При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Рассмотрим, какие проводки в 2023-2024 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10…
Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы.
По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.
Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях.
Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников разрешено направить в командировку.
Чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.
Некоторых специалистов допустимо направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия.
