Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).
Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.
Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).
Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Срок хранения устанавливается либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.
Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.
Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон.
Во-первых, нужно определиться с перечнем документов, которые будут передаваться.
Это могут быть договоры, акты, протоколы, отчеты и другие важные бумаги. Составьте полный список этих документов с указанием реквизитов – названия, даты, номера.
Когда список документов готов, можно приступать к составлению реестра. Чаще всего используются реестры в форме таблицы Excel.
В противном случае его обязательство перед действительным получателем денег не будет считаться исполненным, а с лица, получившего от него деньги и расписавшегося в их получении, он сможет их потребовать только в судебном порядке.
Первичные документы бухгалтерской отчетности, банковские документы при проведении денежных расчетов необходимы во всех случаях, когда дело касается предпринимательской деятельности, одной расписки в таких ситуациях будет недостаточно.
Поскольку передача денег юридическому лицу должна осуществляться путем перечисления средств на его расчетный счет в кредитных организациях или в кассу с составлением соответствующих документов, то составленная расписка сама по себе не может служить достаточным подтверждением передачи денег.
Указываем предмет и объем работ.
Эти типовые документы чаще всего фигурируют при передаче между организациями. Их реквизиты должны быть отражены в реестре максимально точно.
Форма реестра может различаться в зависимости от того, куда и откуда осуществляется передача документов.
Например, при передаче в бухгалтерию организации часто используется упрощенный одностраничный бланк реестра. А вот при взаимодействии с внешними контрагентами реестр может составляться по более детальной многостраничной форме.
Также отдельный унифицированный бланк реестра разрабатывают для сдачи отчетности в налоговую инспекцию.
Это может быть как условие о том, что одновременно с заключением договора заимодавец передал, а заемщик принял определенную денежную сумму, так и условие о том, что подписанием договора стороны признают факт его исполнения со стороны заимодавца, а также любые иные подобного рода положения, по своему смыслу однозначно удостоверяющие факт передачи денег.
Для подтверждения факта передачи денег соответствующая формулировка в тексте расписки должна быть приведена четко и недвусмысленно, например: «настоящей распиской заемщик подтверждает факт получения денег в определенной сумме», «заемщик получил деньги в сумме», «заемщик вернул, а заимодавец принял деньги» и т.п.
Однако, когда дело касается организаций, суд при разрешении спора учитывает вышеуказанные обстоятельства.
Наиболее часто подобные случаи встречаются в делах о банкротстве, когда недобросовестные участники оборота пытаются заявлять свои требования для включения их в реестр кредиторов. Установив отсутствие надлежащих первичных документов, подтверждающих факт реальной передачи денег, суд отказывает во включении требований недобросовестных участников в реестр кредиторов, поскольку недобросовестные действия этих участников очевидно направлены на незаконное получение денежных средств из конкурсной массы, что ведет к ущемлению прав и законных интересов добросовестных кредиторов.
В соответствии с абз. 3 п.
Отсутствие указанных данных не дает оснований для вывода об отсутствии денежного обязательства, поскольку строгих требований к расписке закон не содержит, в связи с чем расписка без паспортных данных является достаточной для определения объема прав и обязанностей сторон и субъектного состава (Кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.11.2011 N 33-16872).
Вместе с тем лучше не рассчитывать на лояльный подход судов к оценке содержания расписки, а включать в нее все необходимые реквизиты и сведения, при этом имея в виду, что никакие дополнительные сведения не будут лишними.
Так, в расписку обязательно нужно включить сведения о том, кто и кому ее выдает с указанием Ф.И.О., серии и номера паспорта, места жительства, обозначить переданную денежную сумму (цифрами и прописью или одним из этих способов), указать, в связи с чем она выдается (по определенному договору, в долг и т.п.), сослаться при необходимости на отсутствие претензий (если, к примеру, речь идет о возврате денег), указать дату и место ее составления, а также подпись лица, составившего расписку, с расшифровкой его Ф.И.О.
Расписка может быть составлена как от руки, так и машинописным текстом, при этом желательно, чтобы лицо, ее составившее, собственноручно указало свои Ф.И.О.
На расписке может стоять подпись лица, которому выдается расписка, хотя это обязательно не для всех случаев. Например, при передаче денег в долг одной подписи заемщика в их получении будет вполне достаточно.
Важно включить в реестр следующие графы:
По каждому передаваемому документу заполняется отдельная строка с соответствующими данными. Это позволяет четко структурировать информацию.
Чтобы реестр соответствовал стандартам делопроизводства, стоит придерживаться следующих правил:
образец реестра передачи документов также должен содержать угловой штамп организации.
Передача денег, получение документов, отсутствие претензий и иные обстоятельства оформляются распиской. Рассмотрим, какие требования предъявляются к содержанию расписки и в каких случаях ее составление недопустимо.
Действующим гражданским законодательством РФ не предусмотрено особых требований к содержанию расписки, что в судебной практике в ряде случаев оценивается как отсутствие нарушений при невключении в нее тех или иных сведений.
Так, в частности, суды обращают внимание на то, что отсутствие в расписке о передаче денег к договору займа паспортных данных и адреса проживания сторон не влечет ее недействительность, поскольку такие требования к содержанию расписки не установлены (Постановление президиума Приморского краевого суда от 17.01.2011 N 44г-128).
АКТ
получения денежных средств
г. _______________
«__» ___________ ____ г.
____________________________________, именуем__ в дальнейшем «Продавец»,
(наименование организации)
в лице ___________________________________________________________________,
(должность, Ф. И. О.)
действующ__ на основании ______________________________, с одной стороны и
(устава, доверенности)
гражданин(ка) РФ _____________________________, именуем___ в дальнейшем
(Ф. И. О. гражданина(ки))
«Покупатель», паспорт серии _____ № __________, выдан ____________________,
(когда, кем)
проживающ___ по адресу: __________________________________________________,
с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», по отдельности «Сторона»,
подписали настоящий акт о нижеследующем:
1.
