Если он воспользовался свои правом, то на новом месте работодателю предъявляется:
Если работник трудоустраивается впервые и бумажной трудовой у него не было, то заводить работодатель её уже не будет. Вместо этого формируется и сдается в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом “ПРИЕМ”.
Если работник продолжает использовать бумажную версию трудовой книжки, то она отдается работодателю при трудоустройстве и ведется в обычном режиме (в трудовой делается соответствующая запись, а сама книжка хранится в организации).
СПРАВКА. В настоящее время форма, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется положениями постановления Правительства № 225.
Это незаконно и грозит административной ответственностью.
Если у работодателя трудятся дистанционные работники, то их приходится ознакомить с актами в электронном формате через систему электронного документооборота (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 ФЗ № 63 от 06.04.2011). Для этого работодателю и работнику надо выпустить электронную подпись.
Но работодателю обязательно усиленную квалифицированную (УКЭП), а сотрудникам допустимо и неквалифицированную подпись.
Прежде чем перейти на электронный формат документооборота, необходимо разработать два положения — о переходе на ЭДО и о порядке его ведения.
Если ознакомить надо одного сотрудника, то сразу пишут его фамилию, рядом с которой он только расписывается и ставит дату. Если автографы надо собрать в листе ознакомления, то здесь каждый пишет фамилию, должность и дату собственноручно.
В стандартном порядке, как я отмечала выше, работодатель дает ознакомиться сотрудникам с локальными актами еще до того, как заключили трудовое соглашение, а с остальными – когда уже приняли их на работу и в процессе деятельности.
Но такой порядок соблюдают не все. И часто только при спорах выясняется, что сотрудник не поставил подпись на акте. И чтобы как-то выкрутиться из сложившейся ситуации, руководство начинает знакомить персонал с ЛНА «задним числом».
Они должны в установленном порядке пройти обучение по охране труда и подтвердить полученные знания.
Порядок проведения инструктажа регламентируется положениями постановления Минтруда РФ 13.01.2003 № 1/29.
СПРАВКА. Компании самостоятельно разрабатывают такие программы, исходя из специфики деятельности и круга должностных обязанностей работника.
Согласно установленному порядку работодатель обязан заводить на каждого работника личное дело. Оно представляет собой кадровый документ, в котором собираются все сведения о принятом в организацию сотруднике.
Шаблон личной карточки утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Форма № Т-2).
Однако его использование не является обязательным условием.
В шапке пишут название документа, затем размещают таблицу. В нее вносят следующие графы:
Если возникнет необходимость, таблицу дополняют другими графами, например, для примечаний. Если компания крупная, то принято составлять несколько документов в качестве уведомления об ознакомлении с должностной инструкцией — отдельно для конкретных специальностей (когда сотрудников на аналогичных должностях много). Если сотрудников мало, то его оформляют для отдельных групп или подразделений.
Если в компании трудятся много служащих, то документ не уместится на одной странице. Тогда их между собой следует пронумеровать и сшить или закрепить степлером.
Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (Приложение № 9).
Такая информация должна быть представлена адресату в течение двух недель.
При приеме в организацию нового человека работодатель должен выполнить еще одно важное условие – ознакомить его с внутренними документами компании. Такая обязанность прописана в ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
К локальным документам организации, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник, можно отнести:
Об обязанности проведения инструктажей с новыми сотрудниками написано в ст.
225 ТК РФ.
В качестве подтверждения, что он с ними ознакомился, работник ставит подпись.
Еще на стадии оформления при трудоустройстве, пока нанимаемый сотрудник не поставил подпись на трудовом соглашении, руководство фирмы дает ему прочитать документы, связанные с его работой. Если все понятно, он их подписывает (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
К таким документам относятся:
В ТК РФ предусмотрены и другая документация, с которой работнику надо ознакомиться и поставить подпись: с графиком отпусков, приказом о предоставлении отпуска (ст.
123); актами о дисциплинарном взыскании (ст.
Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этойстатье.
Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты «КонсультантПлюс» собрали в единую подборку.
Иногда она оформляется как приложение к трудовому договору. Но для удобства чаще всего обязанности прописывают в отдельном типовом документе для целой группы работников.
Согласно трудовому законодательству, ознакомить работников с внутренними нормативными актами необходимо под подпись (ч.
2 ст. 22
ТК РФ). Чтобы собрать подписи от всех заинтересованных лиц, оформляют специальный лист в качестве приложения к ДИ. В законодательстве не прописана обязательность заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией, но для удобства на практике его используют.
В нем подчиненные ставят автографы, подтверждая согласие с указанными правилами и должностными обязанностями. Если типовых ДИ в организации нет, то обязательные для работника функции указывают в трудовом договоре.
Подписывая его, он принимает условия работы.
Автографы работников в листе ознакомления — не простая формальность.
На титульном листе ведомости необходимо отметить даты начала и завершения ее ведения.
Вот как выглядит лист ознакомления с инструкцией, утвержденной директором и оформленной как типовой документ для группы сотрудников:
А это шаблон:
ООО ______________________________
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ
С должностной инструкцией ознакомлен:
№ п/пФамилия, имя и отчество сотрудника полностьюДолжностьДата и номер приказа о приеме на работу, назначении на должностьДата и подпись об ознакомлении с ДИ и с получением ее копии123456Подробнее о том, как ознакомить работников с документами под роспись
Обычно рекомендуют сложить лист подписания должностной инструкции вместе с самой ДИ в отдельную папку. Законом не предусмотрен срок его хранения.
