Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.
Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.
Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем. В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.
При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом.
Правила хранения приказов могут незначительно отличаться в разных регионах или учебных заведениях, но обычно следуют общим принципам.
Согласно российскому законодательству, приказы по учащимся должны храниться в течение пяти лет. Этот срок рассчитывается с момента окончания обучения учащегося или в случае его передачи в другую школу – с момента окончания обучения в данной школе.
За указанный период времени школа должна обеспечить сохранность приказов, а также их доступность для возможных проверок и аудитов. Приказы должны быть упорядочены и помечены соответствующими датами и номерами.
После окончания срока хранения приказы по учащимся могут быть уничтожены в соответствии с законодательством и утвержденными правилами.
Срок хранения документов в организации в 2022 гг.
Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Статья по теме:Срок хранения документов ИППодробнее
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП.
Основные приказы в организации и сроки их хранения
Любая организация независимо от организационно-правовой формы издает различные распорядительные документы. Особое место среди них занимают приказы.
Существует три основных вида приказов:
Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росстата от 20.12.2029 № 236) (далее — Перечень).
Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы.
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)
Минимум 4 года с даты последней записи
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц
5 лет
50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)
В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет
НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст.
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, компания вправе определить самостоятельно, закрепив это в своих внутренних нормативных актах с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.
Для приказов об отпусках за свой счет пунктом 434 перечня от 20.12.2019 № 236 установлен срок 50/75 лет. Это означает, что документ должен находиться в компании на протяжении 50 лет, если дело было оформлено после 01.01.2003. Если же дело оформлено до 01.01.2003, то время хранения будет составлять 75 лет.
Срок рассчитывают с первого января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. «б», примечание (1) ст. 434, 445 перечня от 20.12.2019 № 236, п.
При этом виды документов, которые должны входить в состав личных дел, определяют компании, закрепляя это в своих внутренних нормативных актах.
Хотя приказы о предоставлении работникам фирмы различных отпусков и относятся к распорядительным бумагам по личному составу, время для их хранения установлено разное.
Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:
Особенности оформления приказов
При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44). Для государственных организаций она является обязательной.
Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству.
Но на того же завскладом можно возложить обязанности за коллегу, который ушел в отпуск — это уже будет приказ по личному составу. Приказы по административно-хозяйственной деятельности
Содержание приказов по административно-хозяйственной деятельности может касаться только трех направлений, указанных в разделе 10 Перечня:
В шпаргалке вы найдете образцы приказов по АХД:
Как отличить приказ по АХД от других видов приказов? Существует общеизвестный алгоритм, по которому легко определить приказ по АХД.
Это позволяет сохранить информацию о последствиях данных решений и в случае необходимости предоставить документацию для различных организаций и учреждений.
Однако, не все приказы по учащимся должны храниться на протяжении длительного времени. Некоторые документы, такие как приказы о награждении, о присвоении почетных званий или о получении стипендий, могут быть хранены в течение нескольких лет, после чего их можно уничтожить. В любом случае, правила хранения приказов по учащимся обычно устанавливаются школой или региональными органами управления образованием.
Период хранения приказов по учащимся в школе регулируется законодательством и различными нормативными актами.
Вот некоторые из основных правил, которые необходимо соблюдать при работе с приказами:
Составление приказа: Приказы должны быть составлены в соответствии с установленными форматами и требованиями. В них должна быть указана полная информация о учащемся, а также причина и суть приказа.
Подписание приказа: Подпись на приказе должна быть сделана ответственным лицом, уполномоченным на принятие таких решений. Это может быть директор школы или другое руководящее лицо.
Хранение приказов: Приказы по учащимся должны храниться в течение определенного срока.
Обычно это не менее 5 лет, но точные сроки могут различаться в зависимости от законодательства и внутренних норм школы.
Доступ к приказам: Полные копии приказов должны быть доступны родителям или законным представителям учащихся по запросу.
