Ведение каких документов является не обязательным в организации

Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка.

Ведение каких документов является необязательным в организации

лицензии;

допуски;

свидетельства;

уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку.
В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.

Примеры:

• отчет о финансовых результатах;
• акт о списании товаров;
• кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений.

Ведение каких документов является не обязательным в организации

Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.

Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД.

В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.

Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности.

Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна.

свидетельства о рождении детей (то же обоснование);

должностная инструкция;

заключаемые допсоглашения (если это делалось);

копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);

акты о прохождении аттестации;

данные очередных медосмотров;

документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);

копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);

данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;

заявления на отпуск;

докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.

Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить.

Ведение каких документов является необязательным в организации личного дела или личной карточки

Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.

Перечень:

• служебная записка об использовании личного транспорта;
• объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
• заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
• протокол совещания;
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений.

Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников и т.

д.

Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

Статья 68. Оформление приема на работу

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ст.

Наименование документа

Ответственный за оформление документов

Срок предоставления документов в бухгалтерию

Ответственный за проверку документа

Ответственный за обработку документа

Срок хранения документов

Дополнительные графы можно вводить, но они не должны путать пользователя графиком документооборота.

Скачать график документооборота в учетной политике (образец) можно по ссылке.

Скачать образец

График документооборота в небюджетных организациях

Несмотря на то приказ Минфина России от 13.09.2023 № 144н обязывает вводить график документооборота только государственные учреждения, хозяйствующие субъекты также могут использовать его в своей работе.

Для внедрения графика документооборота небюджетной организацией ее сотрудникам нужно проделать ту же работу, что и бюджетным работникам.

Обязательным является контроль за соблюдением этих требований со стороны сотрудников.

Особенности ведения документации

В процессе работы с документами необходимо организовать систему подготовки, составления, утверждения, подписания и регистрации документов, а также их архивации. Для этого важно установить нормативные требования к оформлению документов и контроль за их соответствием.

Каждая организация имеет свои особенности ведения документации, в зависимости от специфики деятельности.
Например, для бухгалтерского учета документов может потребоваться особое внимание к правильному оформлению актов, счетов и отчетов, а для кадрового делопроизводства — к составлению трудовых договоров и приказов.

Как составлять документы по ГОСТу

Важно также знать, как составлять документы по ГОСТу — государственным стандартам.

После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).

Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела.
Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам.

В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.

Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.

Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении.

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609).