В нем есть ряд обязательных разделов:
Это обязательные графы, но по желанию руководителя в журнал еще можно внести ФИО сотрудника и дополнить любыми другими сведениями.
Вторая часть журнала – журнал прибытия, который включает соответствующую информацию:
Ранее за отсутствие такого журнала учета командировок полагались штрафы, но сейчас это не обязательный документ. Поэтому вести его не обязательно, и компанию за это не накажут.
Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:
В журнале местных командировок указывается:
Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена.
Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.
Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.
Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом.
В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.
Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.
Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии.
Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.
В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте.
Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.
Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.
Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать.
Регламентирование служебных поездок осуществляется согласно приказам руководителя учреждения. Журналы учета, как и командировочные удостоверения, перестали быть обязательными.
Поэтому дублированием сведений из приказа занимаются далеко не все компании. Требование было отменено еще в 2015 году, но, многие оставили их на добровольной основе, так как он может значительно помочь во многих случаях.
К примеру, журнал учета командировочных удостоверений и прочих важных сведений может использоваться во время решения различных споров между сотрудником и работодателем, для предоставления необходимых сведений во время налоговой проверки, для составления отчетов структурных подразделений для главного офиса и партнеров и т.д.
В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:
Дополнительно могут указываться:
Вам может быть интересно: Как оформить приказ на командировку?
В части сведений о прибытии указывается следующая информация:
Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать.
Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.Навигация
Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель.
Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок.
Журнал регистрации командировок – это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д.
Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.
Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды.
Зачастую для каждой записи указываются:
данные сотрудников, которые отправляются в командировку (можно с указанием сведений командировочного удостоверения);
данные приказа, выданного работодателем для выполнения конкретного служебного задания (или другие сведения из организационно-распорядительного документа);
точное наименование учреждения;
конечный пункт назначения;
период командировки;
перечень служебных заданий;
особые пометки (досрочное возвращение, больничный и т.д.).
При необходимости можно добавить любые дополнительные графы, которые делают таблицу журнала еще более информативной.
Несмотря на то, что заполнять журнал учета командировок не обязательно, в том случае, если он все же заполняется, документ должен соответствовать правилам. Вести журнал должен специально уполномоченный сотрудник или руководитель организации.
Хранить документ нужно 5 лет, для заграничных командировок – 10 лет.
Сегодня можно купить уже готовый и прошитый журнал, либо сделать его самостоятельно. Нужно будет лишь скачать и заполнить соответствующие формы.
Журнал учета командировок образец
Журнал состоит из двух частей.
Первая – это журнал выбытия.
Тем не менее, от них много пользы, особенно если соблюдать заранее утвержденную форму. Такой журнал особенно актуален в тех случаях, когда в командировки отправляются сотрудники разных филиалов, либо когда нужно быстро найти конкретные данные для бухгалтерии, отдела кадров или налоговой службы.
Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре.
Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.
Немалую важность журнал регистрации приказов по командировкам имеет при возникновении трудового спора, который будет рассматриваться коллективно в учреждении.
