М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Скачать
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
Документация, подтверждающая выданные доверенности, такие как копии паспортов клиентов, выписки из уставных документов предприятия и прочие, должна храниться в соответствующей организации в течение установленного законодательством срока. Это поможет в случае проверки и контроля со стороны государственных органов проверить законность действий и своевременность продления доверенностей.
Кроме того, при каждой выдаче новой доверенности рекомендуется создавать отдельную папку для хранения всей связанной документации.
Это позволит быстро найти необходимые материалы и облегчит организацию работы с документами.
Сохранение документации является важной частью процесса ведения журнала учета выданных доверенностей.
Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.
В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла.
Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.
Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года.
Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала.
Повышение эффективности и оперативности совершения юридически значимых действий.3. Возможность передать полномочия по управлению бизнесом или имуществом.4.
Обеспечение юридической защиты и интересов доверителя в сделках или делах, которые требуют присутствия юридического лица.
Выдача доверенности юридическому лицу имеет свои достоинства и недостатки, которые важно учитывать перед принятием решения о передаче полномочий третьей стороне.
Одним из главных достоинств выдачи доверенности юридическому лицу является возможность облегчить и ускорить процедуру осуществления различных юридических действий.
В отличие от доверенностей, выдаваемых физлицами, доверенность организации нотариально удостоверять не нужно, даже если речь идет о делегировании права управлять автотранспортом .
Доверенность оформляется в произвольной форме, но при этом нужно учитывать следующие нюансы:
Таким образом, в доверенности отражаются фирменное наименование, почтовый адрес, номер телефона и другие данные организации–доверителя, чьи интересы представляет поверенный;
Доверенность – это юридический документ, позволяющий передать полномочия другому лицу для совершения определенных действий от имени и по поручению доверителя. В современных условиях все чаще возникает вопрос о необходимости ведения журнала учета выданных доверенностей.
Одни аргументируют эту необходимость защитой от мошенничества и снижением рисков заключения поддельных сделок, другие – возможностью разрешить конфликты, связанные с несанкционированным использованием доверенности.
Основная цель ведения журнала учета выданных доверенностей – создать прозрачность и контроль над использованием доверенностей, а также удостовериться в законности их применения.
В документе должны быть ясно указаны полномочия, которые передаются юридическому лицу, а также срок и условия действия доверенности. Кроме того, документ должен быть подписан уполномоченным лицом физического или другого юридического лица, которое выдает доверенность.
Юридическое лицо также имеет право на получение доверенности.
Для этого необходимо выполнить определенные требования и процедуры, которые помогут юридическому лицу получить право действовать от имени другого лица.
Прежде всего, юридическое лицо должно предоставить соответствующие документы, подтверждающие его право действовать в качестве представителя другого лица.
Хранится книга на протяжении пяти лет.
Обычно в конце месяца осуществляется сверка. Сопоставляют количество ТМЦ, выданных со склада, и доверенностей на их получение.
При большом количестве операций это оптимальный способ контроля.
Форма М-3 представляет собой таблицу. Она включает 8 столбцов:
Скачать
Имеется в виду не номер по порядку, а регистрационный номер.
Если сам сотрудник за получение расписаться не может, право подписи передается его доверителю.
Преимущества ведения журнала учета выданных доверенностей:
В итоге, ведение журнала учета выданных доверенностей обеспечивает прозрачность и контроль при работе с такими важными документами.
Благодаря журналу учета, можно отследить, кому была выдана доверенность, на какой срок и для каких целей.
Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.
Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте.
Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена.
Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.
Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2020 года образец вы сможете в конце статьи).
О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций.
При этом доверенное лицо обязано каждый раз после получения ТМЦ (вне зависимости частями или полностью) приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение возложенного задания и сдачу ценностей на склад.
После того, как все завершилось лицо обязано предоставить накладную по которой делается соответствующая запись в журнале, а также выписывается приходный ордер.
Если доверенность не использована то, она должна быть возвращена не позднее суток, спустя истечения ее срока. По ней делается пометка в журнале в графе «Отметка о выполнении». Там пишется «Не использована».
