Учетная политика организации обязывает утвердить порядок учета разных статей расходов. Простыми словами, одни расходы будут проведены в бухгалтерии как производственные, а другие — как управленческие или коммерческие. Это позволяет правильно отчислять налоги и эффективно управлять компанией: рассчитывать себестоимость продукции, контролировать издержки, уменьшать налогообложение. В статье рассказываем, как отличать, учитывать и планировать коммерческие и управленческие расходы, проводить их в бухгалтерии и отчитываться о них в налоговой.
Основное их назначение — расходы по содержанию административно-управленческого персонала, то есть выплата зарплат и обеспечение продуктивной работы руководителей компании и подразделений, секретарей, курьеров, офисных работников.
УР относятся к условно-постоянным расходам, то есть их величина остается неизменной на протяжении нескольких месяцев или даже лет, их легко предугадать. Это связано с тем, что на них не влияет объем выпускаемой продукции или количество оказанных услуг.
Но есть два нюанса:
При повышении объема выпускаемой продукции снижается величина УР на единицу товара. Таким образом, повышается прибыль компании с каждой единицы продукции.
При значительном расширении компании зачастую требуется увеличение управленческого аппарата, то есть растут расходы. Например, открытие филиала приводит к назначению нового руководителя.
Вся финансовая отчетность делится на две категории:
Расходы по обычным видам деятельности.
Прочие расходы.
К первой категории относится подавляющее большинство трат организации, и их также можно разделить на три основные группы:
Производственные.
Коммерческие.
Управленческие.
Производственные расходы (ПР) напрямую связаны с изготовлением продукции. В них включается сырье, заработная плата сотрудников, занятых на производстве, а также амортизация техники и траты на электроэнергию. Как правило, из производственных расходов складывается основная часть себестоимости продукции. ПР сильно зависят от объема выпускаемых товаров или оказанных услуг. Чем больше партия, тем выше расходы.
В нашем примере в ПР уйдут траты на покупку древесины, фурнитуры и краски, зарплата плотников, оплата электричества, аренда помещения и амортизация станков.
Остальные издержки считаются непроизводственными. Они не влияют непосредственно на изготовление товаров, но без них невозможна эффективная деятельность компании. Они разделяются на коммерческие и управленческие расходы — это затраты по основному виду деятельности.
Коммерческие расходы (КР) направлены на продажу и рекламу. К ним относится упаковка, аренда складских помещений, зарплата грузчиков, все затраты, связанные с логистикой, в том числе амортизация транспорта, если он находится в собственности. Обязательная статья расходов на продвижение бренда или товара: рекламные кампании, создание сайта, услуги продавцов-посредников и пр. Как правило, у коммерческих предприятий список КР выше, чем у производственных.
Возвращаемся к мебельной компании. Ее коммерческие расходы состоят из зарплаты грузчиков и водителей, амортизации транспорта, закупки топлива. За прямые продажи отвечает менеджер Татьяна, она принимает звонки и координирует отправку товара, ее оклад входит в КР. Кроме прямых продаж компания использует представительство в крупном мебельном салоне, за место тоже нужно заплатить. Еще регулярно идут расходы на рекламу: продвижение в социальных сетях и баннер в городе, где находится производство. Компания пользуется CRM Аспро.Cloud для управления продажами. Подписка на сервис также входит в КР.
Остаются расходы и затраты в управленческом учете. Иногда говорят, что в УР входят все расходы, которые не связаны с производством и продажей, но это не совсем верно. На самом деле в управленческие расходы входят только затраты на административное управление компанией. А все остальное, что не связано ни с производством, ни с продажей, ни с управлением, относят к графе прочие расходы.
Этот раздел посвящен прочим расходам. Мы выделяем их в отдельный блок, потому что их часто путают с управленческими издержками, выделяют их по остаточному принципу. Если вы сомневаетесь, что именно включать в УР, а что нет, сверьтесь с этим списком. В прочие расходы записывают:
затраты по содержанию оборудования, которое сдается в аренду. Например, мебельное производство не пользуется вторым фрезеровочным станком и сдает его в аренду, но ремонтирует самостоятельно;
издержки на работу финансовых организаций, в том числе проценты по займу;
любые штрафы и пени;
форс-мажоры, в том числе убытки, которые были получены из-за стихийных бедствий, пожаров;
подарки от лица компании.
Если компания имеет офисное помещение для руководителей, производственные, складские и торговые площади отдельно, то в большинстве случаев практически все траты, которые связаны с офисом, уходят в статью УР. На небольшом производстве зачастую руководящие должности выполняют и некоторую другую работу: основатель компании вполне может принимать заказы или даже стоять у станка, тогда грань между статьями расходов становится более тонкой. В таком случае необходимо четко прописать учетную политику организации и следовать ей.
Управленческие расходы в балансе включают в себя:
оплата труда руководителя компании и отделов, а также секретарей, сотрудников HR, штатных юристов и охранников офиса, в том числе их командировочные и отпускные отчисления;
аренда офиса, а также оплата услуг связи, электричества, отопления и воды для непроизводственных помещений;
обслуживание и амортизация техники, которая используется в административных целях, например, заправка и ремонт принтера;
покупка канцтоваров и мебели для офиса;
в управленческом учете расходы на анализ организации и ее деятельности, например, оплата услуг бизнес-аналитиков, аудиторов, внештатных юристов.
Вернемся к нашей компании по производству деревянной мебели. Офиса у них нет, как и штатного экономиста, юриста или программиста, поэтому когда требуются их услуги, руководитель оплачивает работу аутсорсинговой компании — расходы идут в управленческие. Туда же уходит зарплата руководителя фирмы и небольшие затраты на канцелярию и программное обеспечение, к счастью, он работает удаленно из дома, поэтому эта статья расходов минимальная.
Нет единой формулы расчета управленческих расходов. При необходимости они просто суммируются за определенный расчетный период. Данные берутся из баланса предприятия. Благодаря тому, что УР не зависят напрямую от объема производства, то их величина определяется обособленно, без привязки к доходам компании. УР считается не нормативным показателем, а лимитированным. То есть при планировании бюджета на административно-управленческие расходы закладывается определенная сумма, за которую недопустимо выходить.
Чтобы корректно учитывать статьи расходов, управленцы используют отчет о движении денежных средств (ДДС).
Все УР делятся на две категории:
Связанные с активами компании: амортизация имущества, аренда офиса, обслуживание административных помещений. Эта группа расходов более предсказуемая.
Связанные с развитием компании: зарплаты управленцев, отпуска и пр. Эта категория тоже хорошо подходит для планирования, но более вариативная.
Бизнес-аналитики давно заметили закономерность: чем выше расходы на административное звено, тем эффективнее работа компании в целом. Это объясняется высоким профессионализмом управляющих кадров и их мотивированностью.
Каким образом можно определить лимит на УР? Существует 3 способа планирования:
Традиционный, он же советский. Он активно использовался во времена СССР. Подразумевается, что величина расходов определяется в процентном соотношении от общей суммы фонда оплаты труда. Раньше считалось, что руководители не должны получать значительно больше, чем рядовые сотрудники. На настоящий момент методика признана устаревшей и используется крайне редко, потому что не повышает мотивацию управленцев.
Индексация. Распределение бюджета на административно-управленческие расход —>это ежегодная индексация предыдущей суммы. Бюджет регулярно пересматривается исходя из темпов роста всего предприятия. Условно говоря, если в текущем году общая прибыль компании возросла на 10%, то УР проиндексируются с тем же коэффициентом. Способ получил наибольшую популярность в России.
Планирование на основе прогнозируемого роста компании. Более сложный способ, но он показал высокую эффективность. Сейчас используется во многих странах, особенно на крупных предприятиях.
Обычно планирование бюджета на УР растягивается на несколько месяцев. Это обусловлено тем, что руководитель каждого отдела преследует свои цели: программисты просят обновить компьютеры, кадровики — учредить больше программ для обучения специалистов и так далее. Управленцам нужно лавировать между всеми пожеланиями, учесть потребности всех отделов и создать план бюджета с дополнительными 5-10% на непредвиденные траты.
Первое, что делает предприниматель, — вписывает в учетную политику предприятия, включаются ли издержки на УР в себестоимость товара. Если да, то как: частично или полностью. Исходя из учетной политики, может быть три варианта корреспонденции счетов:
Если административные издержки не включаются в себестоимость продукции, то все УР записываются на общехозяйственные нужды, то есть в дебет счета 26.
Если УР частично включаются в себестоимость продукции, то они будут списаны по кредиту 26 позже, а проводка управленческих расходов осуществляется на дебет 20, 29 и 23. Списание на кредит 26 будет происходить постепенно вместе с реализацией продукции.
На какой счет уйдут управленческие расходы при их полном включении в себестоимость товаров? Проводка будет осуществляться по дебету 90 и кредиту 26.
Коммерческие расходы идут по строке 2120 на счете 90.07.
При сдаче отчета о финансовых результатах налоговая служба обычно наиболее пристальное внимание уделяет именно управленческим расходам, насколько они обоснованы. Чтобы при налогообложении не возникало лишних вопросов, проверьте эту графу по трем критериям:
рациональность с экономической точки зрения;
подтверждение первичной бухгалтерской отчетностью;
обоснованность целью — принесение прибыли предприятию в будущем.
Административные издержки относят к тому налоговому отчетному периоду, к которому они принадлежат.
В налоговом законодательстве нет такого понятия «управленческие расходы», поэтому издержки будут облагаться налогами в зависимости от того, как они проведены по бухгалтерии. Для ФНС важным будет соблюдение учетной политики компании, верность проведения управленческих расходов по счетам бухгалтерского учета и их обоснованность.
