Штатное расписание – документ, в котором расписан штатный состав сотрудников по всем структурным подразделениям. То есть в этом документе содержится информация об общей численности работников предприятия, перечень должностей организации с окладами, количество сотрудников на каждой позиции. Ничего удивительного, что данный документ запрашивают налоговая служба, трудовая инспекция, соцстрах и др.
Согласно ст. 15 ТК РФ. «Трудовые отношения»
Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием).
В ст. 57 ТК РФ. «Содержание трудового договора»
С работником заключают трудовой договор, в котором по мимо общей информации также указывается трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
Прямого указания о ведении штатного расписания нет. Однако Госкомстат России в постановлении №1 от 05 января 2004 г. рекомендует унифицированную форму Т-3. Так же в инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) сказано, что рекомендовано делать записи в соответствии со штатным расписанием.
Штатное расписание – это своеобразный обзор организации, даже реестр. В нем содержится вся организационная структура, подразделения со штатными единицами (должности, специальности, профессии), их окладами, премиями, льготами . В этом документе нет личных данных сотрудников. То есть это количественный список организации, не по именной.
Скачать Бланк Штатное расписание ф.Т-3 .xls
Скачать Бланк Штатное расписание ф.Т-3 .docx
Скачать Образец Штатное расписание ф.Т-3 .xls
Штатное расписание — это плановый документ, то есть по нему компания укомплектовывает организацию. Поэтому этот документ можно назвать относящимся к организационно образующим. И должен составляться руководителем на стадии планирования организационной деятельности.
Утверждается штатное расписание внутренним приказом. В приказе указывается общая численность сотрудников и месячный фонд оплаты труда (включая премии, льготы и т.п.).
Как мы говорили выше, штатное расписание — это плановый документ. Для руководителей разных уровней он показывает:
Этот документ информативен, нагляден и легко понимаемый.
Срок действия документа не регламентирован, его компания может принять самостоятельно. Как правило срок действия штатного расписания определяют один год.
При изменении штатных единиц (добавление новых должностей) издается распоряжение о внесении изменений в штатное расписание.
Форма Т-3 не является обязательной, но она удобна и информативна. Выбор формы штатного расписания определяет руководство самой организации. Будь это унифицированная форма Т-3 или самостоятельно разработанная форма она фиксируется приказом в учетной политики компании.
Форма состоит из двух частей: вводной и основной (табличной).
Состоит з табличной части. К заполнению десять столбцов (граф):
Столбец 1.
Название структурного подразделения (цеха, отделы, филиалы). Вносятся в иерархическом порядке. В первую очередь административно-командные подразделения (администрация, юридический отдел, бухгалтерия, отдел кадров). Потом производственный отдел, отдел продаж и т.д. Затем вспомогательные подразделения (склад, отдел снабжения и т.д.).
Столбец 2.
Код структурного подразделения. Нумерацию присваивает руководитель. Каждому подразделению присваивается код и далее структурные единицы этого подразделения нумеруются внутри этого кода (например, 01.01., 01.02.). Далее в иерархическом порядке.
Столбец 3.
Сведения о должности, разряде, квалификации в соответствии с ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов).
Соблюдение точности название из ОКПДТР обязательно работников льготных категорий (если положены льготы, компенсации и т.д.).
Столбец 4.
Количество штатных единиц. Сколько работников конкретной должности. При привлечении сотрудников по совместительству указывается число кратное ставки (например, на пол ставки – 0,5)
Допускается введение свободных должностей (при возможном расширении штата).
Столбец 5.
Ежемесячные оклады (ставки), соответствующие каждой должности.
Столбцы 6-8.
Информация о принятых в компании надбавках (премии, надбавки) в абсолютных и относительных величинах (фиксированные, процент от ставки). Также предусмотренные надбавки ТК РФ (стаж, вредность и т.д.).
Столбец 9.
Общая сумма всех начислений по должностям.
Столбец 10.
Для примечаний.
Оканчивается таблица строкой «Итого», которая содержит общее количество штатных единиц и месячный зарплатный фонд.
Документ заканчивается подписями руководителя кадровой службы (отдела по персоналу), главный бухгалтер. Оттиск печати не обязателен.
Утверждается штатное расписание приказом об утверждении штатного расписания. В этом приказе назначается ответственный за разработку и заполнение штатного расписания.
Что указывается в распоряжении:
Для удобства начисления заболотной платы, введение в работу штатное расписание целесообразно первого числа.
Любые изменения штатного расписания осуществляется приказом о внесении изменений в таковой. Например:
Также возможно составить новое штатное распоряжение. Также утверждается приказом новое штатное расписание взамен старого под новым номером.
Организация приобрела новый станок, соответственно нужны специалисты для работы на новом оборудовании. Увеличивается штат сотрудников. Приказом руководитель вводит новую должность и дает распоряжение на внесение изменений в штатное расписание, введение новой штатной единицы.
Введение новой штатной единицы должно быть обосновано и документально подтверждено. Под новую штатную единицу разные структурные подразделения готовят изменения (подготовка рабочего места, оснащение рабочего места, готовят бюджет, должностные инструкции, прописывается взаимодействие между структурными подразделениями).
При сокращении штата (должности или количество сотрудников), руководитель обязан предупредить работников за два месяца ст. 180 ТК РФ и п.2 ст. 81 ТК РФ. Уведомляют сотрудников письменно под роспись.
Уведомление сотрудников делается на основании приказа, в котором указываются должности и количество сотрудников по именно. И приказ об внесении изменений или утверждение нового штатного расписания.
Изменение в штатном расписании подтверждает, что в компании приняты изменения на основании которых произошло сокращение штатных единиц. При жалобе работников на компанию в трудовую инспекцию, она будет смотреть на наличие свободным мест в компании и была ли возможность перевести сотрудников на другие вакансии.
Работник вправе запрашивать любую информацию касающуюся его лично, в рамках его трудовой деятельности, а работодатель обязан её предоставлять работнику. Она может быть представлена в ФСС, ИФНС, ПФР и др.
Сотрудник в посменной форме запрашивает выписку из штатного расписания, и сотрудник отдела кадров готовит её. Заверяется справка руководителем, бухгалтером и работником, составившим документ.
Выписка из штатного расписания не является копией всего документа, а несет информацию только конкретного работника.
Что содержится в таком документе:
Обычно ведется реестр выданных документов (журнал учета исходящих документов) в котором работник, запросивший выписку ставит подпись о получении документа.
Штатное расписание, приказы о внесении изменений и прочие документы, относящиеся к штатному расписанию, находятся на хранении в самой организации Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558
Отражение в штатном расписании одинаковых должностей с различными ставками является нарушением ТК РФ Письмо Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1. Этот вопрос регулируется внесением в штатное расписание надбавок или изменением, добавлением должности.
В штатное расписание можно добавлять и удалять, изменять должности (опираясь на ОКПДТР). Также можно иметь вакантные единицы под возможное расширение компании и также их удалить. Все манипуляции сопровождаются приказами.
Данный документ предоставляется по требованию в госструктуры (ИНФС, ПФР, Трудовую инспекцию и др.)
В штатное расписание можно добавлять новую информацию необходимую для организации (например, стаж). Унифицированная форма Т-3 не является обязательной и может быть самостоятельно разработанная организацией.
