Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском
Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?
Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.
Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.
Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.
В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.
А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉
Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.
В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?
К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.
Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».
Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:
Обращения на «ты» недопустимы.
Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.
Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.
Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.
Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.
Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.
Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:
Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.
Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.
В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.
Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.
Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.
А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.
В обращении очень важно указать имя собеседника, например:
Добрый день, Анастасия!
Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)
Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.
Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.
Некорректно:
«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.
Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:
В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.
ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».
Примеры фраз:
Можно описать предысторию и поблагодарить, например:
Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.
Например:
Можно добавить нотку человечности:
Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.
Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.
Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).
Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.
Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.
Приведу несколько примеров подписи.
С наилучшими пожеланиями,
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
E-mail _________
Искренне Ваша,
С наилучшими пожеланиями,
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
E-mail _________
Благодарю за уделенное время!
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
E-mail _________________________
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
Сайт ______________________
Мы в соцсетях ______________
В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.
Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?
В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.
Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:
25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.
Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:
Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.
Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.
Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.
Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).
Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.
Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:
В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.
Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.
Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.
Приведу пример:
Добрый день!
Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.
По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.
С уважением,
Бальева Марина,
менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».
E-mail ________________________
За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».
Думаю, тебе они знакомы.
Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.
Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».
В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.
Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.
К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.
Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:
Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.
Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.
После обращения можно указать фамилию адресата.
Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:
Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».
В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.
К группе лиц можно обратиться следующим образом:
Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.
И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».
Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:
I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.
Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:
Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.
Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.
Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.
Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.
Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.
Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.
Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.
Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:
Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:
Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.
Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.
Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.
Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.
Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.
А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!
Успехов в карьере и труде 😉
