Как сделать практику по теме понятие первичной бухгалтерской документации

Во втором случае записывается сумма с дополнением ошибочной записи до нужной величины.

Процедура внесения исправлений возможна, но подчиняется строгому регламенту.

Требования к документам на электронных носителях

Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.

Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности.

Выбор данного способа организации первичного учета должен быть закреплен в учетной политике или отдельном распорядительном документе.

Применение модифицированных форм первичных документов. В случае если организация имеет какие-то специфические особенности деятельности, требующие модификации бухгалтерских документов, унифицированные формы документов подвергаются частичной корректировке, а получившиеся в результате модифицированные формы документов подлежат утверждению в качестве приложений к учетной политике или отдельным распорядительным документом.

Преимуществом данного способа является то, что формы первичных учетных документов отражают специфику организации, а их модификация не требует значительных затрат.

Как сделать практику по теме понятие первичной бухгалтерской документации

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия.
К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно.

Как сделать практику по теме понятие первичной бухгалтерской документации для

Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

1. Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

   ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию.

Как сделать практику по теме понятие первичной бухгалтерской документации для государственных учреждений

Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр.

Современные требования по внесению правок с обработкой первичных документов представлены в ФСБУ 27/2021, вступающих в силу с 2022 года. Исправления могут вносить исключительно лица, которые несут ответственность за ведение регистров.
Существуют определённые правила:

• содержание реквизитов в формате даты и подписи лиц, должностей с фамилиями и расшифровкой инициалов или других для идентификации лиц;
• поправки в электронных формах при заполнении нового бланка;
• исправление при помощи корректировки на бланке. Ошибочный текст или сумма зачеркивается, а вверху указывается правильный текст или цифры.
  Поправки на бумаге исключены;
• корректировка записей счетов подразумевает сервировочную или дополнительную запись. В первом случае происходит внесение на сумму со знаком минус.

На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.

Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия.

Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей.

Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.

Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.

Проверка действительности события, отраженного в документе.

Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции.

В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

• распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
• формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами.

Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием “работа с документацией” подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Оформление документов.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная обработка первичной документации.
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам.