В номенклатуру дел не допускается включать печатные издания (реестры, сборники, в т.ч. нормативных правовых актов, брошюры, справочники, бюллетени и др.), указатели и другие вспомогательные документы.
Структурными элементами номенклатуры дел организации являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Номенклатуру дел составляют, как правило:
1) или по структурному принципу (в соответствии со структурой организации, отраженной в штатном расписании);
2) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Если номенклатура дел организации составляется по структурному принципу, то названиями разделов (подразделов) являются наименования структурных подразделений организации, например:
1.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК строительного управления № 1
_________________________________
01.12.2017№ 7
СОГЛАСОВАНО*
Протокол заседания ЦЭК строительного треста № 22
___________________________________
05.12.2017 № 5
__________________________________
* В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не оформляется.
Приложение 2
Форма выписки из номенклатуры дел организации
Строительный трест № 22
УТВЕРЖДАЮ*
Начальник строительного
управления № 1
И.С.Сергеев
11.12.2017
Строительное управление № 1
ВЫПИСКА ИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
11.12.2017 № 1-15/545
г.
Статья по теме:Сколько хранить документы после ликвидации ОООПодробнее
Номенклатура дел (образец оформления можно найти далее) выполняет ряд важных задач:
Правильно оформленное номенклатурное дело значительно облегчает работу с документацией в компании.
В номенклатуре дел сроки хранения документов могут варьироваться от 1 до 75 лет, либо рассчитаны на постоянное хранение.
Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.
Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.
Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е.
Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.
В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:
информация.
При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.
Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.
– типовые и примерные номенклатуры дел (при их наличии), номенклатуры дел организации за предыдущие годы;
– регистрационные формы;
– Перечень № 140 и (или) перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;
– перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
Кроме того, изучаются состав, содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч.
Иные организации составляют номенклатуру дел в 2 экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранят в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй – в архиве организации в качестве учетного документа, третий передают в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями Инструкции № 4, Правил № 143, а также инструкции по делопроизводству в организации.
Срок хранения номенклатуры дел определен в гр. 3 и 4 подп. 93.1 п. 93 Перечня № 140. Так, номенклатура дел государственной организации:
– являющейся источником комплектования государственного архива, а также негосударственной организации, являющейся или не являющейся источником комплектования государственного архива, хранится постоянно (гр.
Минск
на 2018 год
Индекс
дела
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)
Количество дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
3-1
3. Бухгалтерия
Положение о бухгалтерии. Копия
3 года
(п.
27)
При условии замены новым
<…
3-18
Номенклатура дел бухгалтерии
1 год
(п.
Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.
При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.
Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.
Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами.
Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:
Если у организации возникли сложности с составлением номенклатуры дел, эту функцию можно поручить специализированной компании, заключив с ней соответствующий договор на предоставление услуг. Такое решение поможет избежать ошибок при отсутствии у штатных сотрудников достаточного опыта.
Статья по теме:График документооборота: образецЗалог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — это грамотно составленный график документооборота.
Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже.
