Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости должен был проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано». Затем кассир:
Формально с конца 2020 года данная обязанность кассира отменена (п.1.3 Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У).
Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под подпись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв.
С 2019 года такие аппараты обязаны применять практически все субъекты бизнеса и предпринимательства Онлайн-кассы принципиально отличаются от прежних аппаратов с фискальным накопителем, к ним предъявляются другие нормы и требования.
Статья по теме:Какие документы нужно вести при онлайн-кассеКакие документы нужно вести при онлайн-кассе? Таким вопросом задаются компании и ИП, желающие организовать работу по установленным правилам и минимизировать придирки контролеров. Как современные ККТ сократили кассовый документооборот и без каких обязательных документов сейчас не обойтись? Ответы в статье.Подробнее
Широкое внедрение новых видов контрольно-кассовой техники потребовало серьезных изменений в формах документов, которые ими формируются.
Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:
По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).
Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.
Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО.
СМП, можно на сайте ФНС.
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Как мы уже сказали ранее, суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции).
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО по общему правилу должны в течение 5 лет (п.277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО.
Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность).
Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Вместе с тем, для ОП, которые не хранят у себя наличные деньги, а по окончании проведения кассовых операций сдают их в кассу организации, предусмотрено исключение. Такие ОП вправе кассовую книгу не вести (п. 4.6 Указания).
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например компьютера, и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления.
Сроки, в течение которых подотчетник должен предоставить отчет о расходовании полученных средств, также устанавливаются внутренними положениями компании, например учетной политикой. Остаток средств необходимо вернуть в кассу, либо, согласно статье 137 ТК РФ, они могут быть удержаны из зарплаты подотчетного лица.
В одном распоряжении или заявлении на выдачу наличных под отчет может быть перечислено несколько подотчетных лиц или определенный период на несколько выдач одному лицу.
По требованиям Федерального закона № 54-ФЗ, с 01.02.2017 требуется регистрация только новых образцов кассовых аппаратов – онлайн-кассы.
Поскольку это будет доказывать тот факт, что наличные были выданы надлежащему лицу.
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п.
4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО).
ИФНС.
В ходе проверки должны быть предоставлены и изучаются проверяющими из ИФНС:
Проверяющие имеют право запрашивать другие документы деятельности фирмы, которые, по их мнению, имеют отношение к вопросу проверки.
