Для начала рассмотрим вопрос, нужен ли кассовый аппарат для ООО в принципе:
Узнайте больше о лицах, обязанных применять ККТ (и освобожденных от обязательного использования касс), изспециальной публикации.
Не используют кассы в принципе (то есть нельзя даже при желании):
Таким образом, в большинстве случаев ООО (вне зависимости от режима налогообложения) будет использовать онлайн-кассу при продаже товаров и услуг физлицам (представителям других фирм, расплачивающимся картой).
Ознакомьтесь с ключевыми особенностями применения онлайн-касс и спецификой выбора подходящих моделей в Готовом решении, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.
С 01.07.2017 началось внедрение инновационного типа ККТ — онлайн-кассы. Данные устройства способны:
Узнайте большео применении QR-кода в составе чека онлайн-кассы.
При освобождении от ККТ оформлять расчеты с покупателями фирмам все же нужно. Изучим, каким образом они могут делать это.
Основная категория предприятий, которые могут применять наличные без ККТ, — те, что осуществляют виды деятельности, названные в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Такие фирмы вправе не выдавать своим клиентам каких-либо документов. Но в целях поддержания лояльности покупателей они могут по своей инициативе выдавать им те же товарные чеки или бланки строгой отчетности, причем по самостоятельно разработанным формам.
Подробнее о применении бланков строгой отчетности вместо кассового чека при расчетах с покупателями — вспециальной публикации.
За нарушения правил расчетов с покупателями законодательством предусмотрен ряд строгих санкций. Изучим их.
Если магазин, обязанный использовать онлайн-кассу, не будет ее применять, то ФНС выпишет штраф (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
Если применить ККТ в момент расчета не получилось (например, по причине технического сбоя), то принять оплату от покупателя можно и без выдачи чека (как вариант, с выдачей БСО по своей форме). Но при первой возможности в ФНС нужно направить чек коррекции, и тогда будут шансы избежать штрафа (письмо Минфина России от 25.10.2022 № 30-01-15/103178).
Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали о мерах ответственности, предусмотренных за нарушение порядка использования ККТ. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.
Внедрение онлайн-кассы в торговую инфраструктуру предполагает решение магазином следующих задач:
ОФД должен быть включен в официальный реестр, который ведет ФНС и публикует на своем сайте.
Какие онлайн-кассы входят в реестр ФНС, смотрите здесь.
В этих целях у ООО должна быть квалифицированная усиленная квалифицированная электронная подпись (ст. 1.1 закона 54-ФЗ). УКЭП можно заказать непосредственно в ФНС, причем бесплатно, или же в аккредитованном удостоверяющем центре. А если у фирмы уже есть подпись для налоговой отчетности, можно использовать и ее.
Узнать больше о процедуре регистрации онлайн-кассы в ФНС вы можете в статье«Порядок регистрации ККТ в налоговой (нюансы)».
Регистрацию налогоплательщик осуществляет самостоятельно или с привлечением специалистов ОФД. Как правило, их услуги входят в тариф, по которому оператор обеспечивает передачу данных в ФНС, а электронных чеков — покупателям.
Вышеуказанные действия сопровождаются во многих случаях ощутимыми расходами для фирмы. Изучим, какими они могут быть.
Стоимость оснащения торговой точки онлайн-кассами складывается:
Онлайн-кассы представлены:
Расходы на закупку (если она предпочтительнее аренды) онлайн-касс по большей части единовременные, но основной их технологический компонент — фискальный накопитель (он стоит 9–15 тысяч рублей) нужно регулярно менять (их срок действия составляет 15 месяцев и 36 месяцев, выбор срока зависит от вида деятельности, применяемого режима налогообложения, сезонности работ и других факторов).
Расходов на ПО может не быть вообще (если обновленное ПО на старых кассах позволяет подключать онлайновые ККМ), или же они могут достигать значительных величин — в десятки тысяч рублей (при установке касс с нуля). Это самая неопределенная по сумме категория расходов.
Они составляют порядка 3 тысяч рублей в год на одну онлайн-кассу. Но в основной тариф часто не входит отправка электронных чеков в виде СМС, за это может потребоваться платить отдельно (в расчете порядка 1 рубля за 1 сообщение).
Суммы здесь — порядка 15 тысяч рублей в год.
Таким образом, единовременные расходы могут составить порядка 70–90 тысяч рублей в расчете на одно место кассира, периодические — около 20–30 тысяч рублей в год.
Узнать больше о расценках на онлайн-кассы вы можете в статье«Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу».
См. также «Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина?».
То, какой кассовый аппарат нужен для ООО, будет зависеть, в частности:
Если, к примеру, ООО продает алкоголь, то касса должна будет поддерживать обмен данными с модулями ЕГАИС. Если фирма занимается розницей, то в память ККТ, скорее всего, понадобится вносить сведения об очень большом количестве товарных позиций — ресурсов выбранной кассовой машины должно для таких целей хватать.
Чем она выше, тем более надежным и производительным должен быть кассовый аппарат. Как правило, наименьшей скоростью работы характеризуются автономные кассы (так как основные вычислительные компоненты в них — очень компактны и обычно не слишком производительны), наибольшей — модульные ККТ на базе премиальных фискальных регистраторов.
Он может быть преимущественно стационарным или же мобильным. В первом случае для магазина подойдут POS-терминалы или модульные ККТ, во втором, скорее всего, оптимальны будут автономные устройства.
Организации и ИП обязаны применять ККТ, если законом не установлено иное. Исключения определены, в частности, для ИП на ПСН, хозяйствующих субъектов по видам деятельности, указанным в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ. ООО без кассового аппарата нового образца может быть оштрафовано.
