Фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица, принявшего документ
1
2
3
4
Форма утверждается в компании в зависимости от её специфики и характера поступающих обращений, оформляется по правилам:
Вот пример, как может выглядеть журнал приема заявлений в кадрах, оформленный по правилам:
Журнал регистрации заявлений работников
Допускается внесение дополнительных граф — например, таких:
Образец журнала регистрации поступающих заявлений от работников
Обычно журнал заполняется от руки.
Книга приказов личному составу может вестись как в электронном формате, так и в обычной школьной тетради при условии соблюдения всех необходимых реквизитов и правил заполнения.
Типографское исполнение нужно только для удобства в работе, чтобы все листы были пронумерованы и прошиты. Но и это не всегда обязательно.
Журнал регистрации может актуализироваться по нескольким причинам:
В таких случаях старый журнал регистрации приказов личному составу образец закрывается, и начинает вестись новый журнал.
При этом все накопленные записи о приказах остаются в прежнем закрытом журнале.
Идеальным вариантом является запираемый шкаф или комната с ограниченным доступом, где контролируется температура и влажность, чтобы предотвратить повреждение документа. Книгу следует размещать в вертикальном положении, чтобы избежать деформации, и не допускать попадания прямых солнечных лучей, которые могут ускорить процесс увядания бумаги. Они хранятся как часть системы учета и обеспечивают доступ к истории переписки и правильность ведения делопроизводства, срок хранения журнала регистрации входящих и исходящих документов составляет 5 лет.
Среди различных систем регистрации документов существуют электронные программы, которые позволяют упростить и автоматизировать процесс учета документооборота в организации.
О., должности ответственных лиц;
В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:
Какие еще реквизиты целесообразно включить в форму журнала, узнайте из разъяснений эксперта.
Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится.
Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.
В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:
На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.
Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов.
Он призван облегчить выполнение таких задач:
В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации.
На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.
Содержание граф примерно следующее:
Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде.
Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:
На титульном листе журнала может быть приведено:
В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:
Зная, какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке, можно организовать эффективное делопроизводство с использованием этих программ. Каждый ответственный работник должен знать, какие системы регистрации документов существуют: электронные, бумажные и комбинированные (они дублируют бумажный документ в электронном виде).
Три эффективных программы для оформления:
Журнал регистрации приказов по личному составу — это способ учета документов, приказов, локальных актов, в которых определены должностные и трудовые функции рядовых сотрудников.
Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.
К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:
В ней по строкам вносят данные о каждом приказе по личному составу:
Журнал регистрации приказов по личному составу может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном формате. Ведение электронного журнала имеет свои особенности, которые мы рассмотрим далее.
Регистрации в журнале подлежат все приказы по личному составу (кроме вышеуказанных исключений).
