Загранкомандировка оформляется примерно так же, как и поездка внутри страны. Главное отличие — нужно оформлять загранпаспорт, визы, выдавать суточные в валюте и тратить больше времени на поиск билетов на самолёт и бронирование отеля.В статье рассказываем, как оформить командировку за границу, выдать суточные и отчитаться на командировку. А в конце статьи отвечаем на частые вопросы.
Командировка в иностранное государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления совпадает.
Только для командировки за границу нужны некоторые дополнительные документы, о которых расскажем в статье. Также при поездке за рубеж работодатель должен возместить сотруднику дополнительные затраты.
Вот на что нужно обратить внимание:
Компенсируйте дополнительные расходы сотрудника.В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки указаны дополнительные гарантии от работодателя, которые получает сотрудник в зарубежной поездке.
Оформите загранпаспорт и визу для сотрудника. Сотрудник может сам оформить загранпаспорт, а руководитель может возместить стоимость пошлины. Если для поездки нужна виза, работодатель также оплачивает все расходы.
Каждая страна устанавливает свои правила к пакету документов. Ознакомиться с требованиями вы можете на сайте консульства. Мы собрали список обязательных документов для деловых виз:
Заложите несколько недель, чтобы подготовиться в поездке и оформить все нужные документы. Вот что нужно сделать:
Уточните у сотрудника личные обстоятельства. Так закон запрещает отправлять в рабочую поездку беременных и сотрудников до 18 лет.
Оформите документы для командировки. В это входит приказ на командировку, согласие на работу в выходные.
Определите суммукомандировочных расходов и суточные. Каждая компания сама определяет, сколько готова потратить на оплату командировок.
Купитебилетна самолет. Покупайте билеты на рейсы российских авиакомпаний в рублях, либо ищите рейсы зарубежных перевозчиков, которые продают билеты для въезда или выезда из России. С ними можно улететь в страны ближнего зарубежья, Турцию, Египет, ОАЭ и Китай. В Европу доступен только рейс в Белград у Air Serbia.
В условиях санкций иностранные авиакомпании не продают билеты в России и принимают оплату с российских счетов. Но организации могут покупать билеты с помощью «Авиасейлс для бизнеса». Это бесплатный сервис, который позволяет покупать билеты для командировок по всему миру и оплачивать их в рублях. С сервисом также можно экономить, покупая билеты европейских лоукостеров: Wizzair, Ryanair, EasyJet и др.
Забронируйте проживание. Отели за границей тоже перестали принимать оплату российскими картами, как и зарубежные системы интернет-бронирования гостиниц. Это значит, что забронировать и оплатить проживание можно только на месте за наличные.
Чтобы подтвердить расходы на проживание, сотруднику нужно будет предоставить договор аренды жилья и платёжные документы — чек или расписку от арендодателя, а также построчный перевод документов на русский язык.
В «Авиасейлс для бизнеса» можно забронировать и оплатить отели и апартаменты по всему миру без ограничений. Также доступны дополнительные услуги: ранний заезд, поздний выезд, питание, бронь конференц-зала в отеле и другое.
Оформите страховку. Узнайте, какой страховой полис нужен для поездки в вашу страну — на сайте посольства или визового центра. Некоторые посольства работают только с зарубежными страховыми компаниями и принимают только их полисы.
Выдайте суточные. Работодатель сам устанавливает размер суточных и выплачивает их сотруднику до поездки. В эквиваленте до 2500 рублей суточные не облагаются НДФЛ. При этом суточные для дней отъезда оплачиваются в валюте, а для дней возвращения — в рублях.
Оформите рабочую визу для сотрудника и необходимые разрешения. Проверьте условия въезда в страну. Не забывайте о визе — она нужна в странах Евросоюза, США, Великобритании и некоторые других. Безвизовый режим действует в странах СНГ и некоторых других государствах. О визовых требованиях читайте на сайте МИД РФ и официальных сайтах посольств.
Узнайте, нужна ли временная регистрация для сотрудника. Иногда при длительной командировки иностранным сотрудникам может понадобиться временная регистрация. Уточняйте детали в консульстве.
Оплатите сотруднику прививки. Для поездок в страны Африки и Азии могут понадобиться прививки.
На заграничные командировки действуют те же ограничения, как и для поездок внутри страны.
По статье 259 ТК РФ, для оформления командировки некоторых работников потребуется их письменное согласие и медицинское заключение. В их число входят:
После командировки сотрудник должен подготовить авансовый отчёт по форме АО-1. Его нужно предоставить в течение трёх дней после возвращения из поездки. Компания компенсирует расходы только на основании авансового отчёта и подтверждающих документов.
Также к авансовому отчёту нужно приложить документы, которые подтверждают расходы и пребывание сотрудника в месте командировки. Документы должны быть на русском языке либо с переводами.
Вот какие документы понадобятся для отчётности:
Работодатель выдаёт суточные до начала заграничной командировки. Суточные при загранкомандировках можно выдать наличными, либо перечислить на банковскую карту сотрудника. Если работодатель не выплатил суточные или отказывается компенсировать будущие расходы, сотрудник вправе отказаться от поездки.
Нормы суточных для оплаты командировок за границу не установлены. При этом с суточных больше 2500 рублей в день удерживается НДФЛ.
Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте.Суточные в длительной командировке за границей рассчитываются особым образом. При расчёте суточных при пересечении границы нужно учитывать, въезжает ли сотрудник в Россию или выезжает из неё.
Также нужно выдать суточные за все дни, проведённые в дороге или при вынужденной остановке в пути.
Для бухгалтерских проводок для суточных нужно использовать следующие проводки:
Подробнее о суточных — читайте в нашей статье.
Если сотрудник заболел в зарубежной командировке, работодатель выплачивает ему пособие. При этом в российских компаниях и в ФСС не могут принять листок нетрудоспособности от клиники из другого государства.
Чтобы получить пособие, нужно предоставить дополнительные документы. Когда сотрудник вернётся в Россию, он может обменять документы по болезни на российский больничный лист.
Документы для оформления больничного после заграничной командировки:
Загранкомандировка может быть любой длительности. В законе указано только, что командировка не может быть бессрочной: у неё всегда должен быть оговоренный срок.
Обычно работодатель определяет срок командировки до поездки. Это нужно, чтобы бухгалтер мог учесть расходы и рассчитать сумму суточных, а также правильно учесть рабочее время сотрудника. Однако работодатель вправе продлить командировку, если сотрудник находится в пути или в месте командировки.
Чтобы продлить командировку, работодатель обязан выпустить новый приказ о командировке. Нельзя продлить командировку на основании действующего приказа.Подробнее о том, как продлить командировку и правильно оформить все документы, мы рассказали в статье.
У каждой страны свои правила для временной регистрации для иностранных сотрудников. Изучите их на сайте консульства до начала поездки, чтобы заранее подготовить документы.
Также нужно учитывать статус налогового резидентства в России при длительных командировках. В законе указано, что налоговый резидент — это тот человек, который находится на территории России более 183 дней в течение следующих 12 месяцев. В зависимости от того, сколько дней в году сотрудник находится в России, зависит его налоговый статус.
Перед командировкой работодатель выдаёт суточные для пребывания за границей в иностранной валюте. При этом учитывается официальный курс Банка России в тот день, когда утверждается авансовый отчёт и компания перечисляет сотруднику суточные.
К примеру, если работодатель выдаёт суточные в валюте 13 марта 2024 года, то нужно учитывать официальный курс Банка России на дату 13 марта 2024 года. Подробнее с правилами расчёта суточных — в нашей статье.
