В крупных городах дорога на работу занимает, порой, не один час. А вахтовый метод и вовсе предполагает дорогостоящие поездки на дальние расстояния. Неудивительно, что короткая фраза «компенсация проезда к месту работы входит в соцпакет» сразу делает вакансию более привлекательной. Расскажем, как правильно оформить компенсацию проезда на общественном и личном транспорте.
Навигация
До 2023 года Трудовой кодекс никак не регулировал возмещение транспортных расходов, связанных с проездом на работу. Статья 325 ТК РФ упоминает лишь право вахтовиков Крайнего Севера и приравненных территорий на оплачиваемый работодателем проезд один раз в год в отпуск и обратно.
За счет работодателя, то есть бюджета, также раз в году производится оплата дороги для социальных работников, сотрудников налоговой и таможенной службы, и прочих бесчисленных утомленных госслужащих, направляющихся в отпуск. Из мест отдыха их тоже возвращают за счет бюджетных средств.
Чтобы закончить речь о госслужащих, добавим, что оплата проезда к месту работы в ЗКГУ 2.0 (это продукт 1С — «Зарплата и кадровый учет в госучреждении») оформляется разовой выплатой.
Таким образом, при вахтовом характере деятельности оплата проезда работника до места работы от пункта сбора стала обязанностью работодателя. Компенсация дорожных расходов до места сбора по-прежнему является его правом и прописывается в локальных нормативных актах предприятия.
Здесь же, в ЛНА, закрепляются и прочие компенсации оплаты дороги до места работы, места отпуска и т. п., равно как и все прочие социальные «плюшки» для сотрудников.
Помимо необходимости каким-то образом добраться до работы (если речь не идет об удаленке), у сотрудников есть и прочие служебные обязанности. В том числе связанные с разъездами. Это, например, командировки, разъездной характер работы или перевод сотрудника в другой город (другую местность). Эти расходы работодатель оплачивает в силу ст. 168 и 169 ТК РФ.
Порой приходится соглашаться на вакансию в соседнем (или не очень соседнем) городе, и расходы на транспорт становятся весьма ощутимыми. В таком случае закономерно возникает вопрос: а может ли работодатель доплачивать за транспорт иногородним сотрудникам?
Да, может. Законодательство разрешает это сделать и даже включить компенсацию расходов на проезд в расходы для целей налогообложения. Для этого порядок назначения и выплаты компенсации за проезд надо подробно описать в коллективном или трудовом договоре.
Обязанности по компенсации работнику расходов за дорогу на личном транспорте к месту использования отпуска и даже к месту работы у работодателя нет. Это только его добрая воля, закрепленная в ЛНА и основанная на нормах ст.188 ТК РФ.
Согласуйте с работодателем компенсацию за проезд
Полный актуальный текст этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
О размере возмещения проезда чуть позже.
Подробнее: о компенсации за использование личного автомобиля
Прежде чем говорить о выплате компенсации, необходимо определить, в каком документе указывается оплата проезда до работы и обратно, поскольку на различных предприятиях и порядки разные.
Это и коллективный договор, и положение о порядке возмещения расходов на проезд, и трудовой договор, и дополнительное соглашение к нему. В документе указывается сумма и порядок возмещения расходов на личный транспорт, используемый в служебных целях.
Выплата компенсации, как правило, осуществляется вместе с заработной платой за вторую половину месяца.
Для сведения: как работнику компенсировать расходы на бензин
Соглашаясь занять вакансию, поинтересуйтесь, как оплачивается на предприятии дорога на работу и обратно, если преодолевается она на собственном авто. Дело в том, что размер компенсации для целей налогообложения нормирован и составляет от 1200 до 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля. Для мотоцикла и вовсе 600 рублей. Нормы не пересматривались с 2002 года, что не мешает некоторым работодателям ориентироваться на эти цифры.
Как и прочие, расходы на возмещение затрат сотрудников на проезд к месту работы (месту сбора) требуют документального подтверждения. На крупных предприятиях, как правило, существует положение о порядке компенсации расходов на проезд. Если такой необходимости нет, такой порядок прописывают в коллективном или трудовом договоре. Вот какие документы понадобятся, чтобы при налоговой проверке не возникало каверзных вопросов:
Примерная форма заявления на компенсацию проезда
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Заявление не обязательно подавать каждый месяц. По согласованию с руководством допустимо оформить его на продолжительный срок — квартал, полгода, год. Проездные документы сдаются в бухгалтерию ежемесячно в безусловном порядке.
Статья 168 ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
Статья 325 ТК РФ. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно
