После подготовки письмо обязательно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и отправляется адресату в 2 экземплярах – оригинал и копия.
Текст сопроводительного письма к акту сверки, как правило, начинается стандартной фразой:
Направляем Вам акт сверки взаиморасчетов за период с 01.01.2023 по 31.12.2023.
Далее указывается просьба к контрагенту рассмотреть полученный акт сверки и предпринять определенные действия:
Просим в течение 5 рабочих дней подписать акт сверки и вернуть нам один экземпляр либо сообщить о наличии разногласий по указанным данным.
В случае наличия расхождений по взаиморасчетам, об этом также указывается в тексте письма:
Согласно нашим данным, на конец отчетного периода имеется задолженность с вашей стороны в размере 150 000 рублей.
Акты сверки – важный инструмент для поддержания порядка в бухгалтерском учете компании. Правильно составленное сопроводительное письмо поможет быстро решить разногласия по взаиморасчетам с контрагентами.
Сопроводительное письмо к акту сверки выполняет несколько важных функций:
Без сопроводительного письма контрагент может неправильно истолковать полученный акт сверки.
Это может привести к конфликтам и ухудшению отношений между компаниями.
Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.
В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.
Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма.
Таким образом, акт сверки является незаменимым инструментом в арсенале каждого бухгалтера и предпринимателя.
Акт сверки — это важный документ в бухгалтерии, который используется для контроля взаиморасчетов между компаниями и их контрагентами. Он позволяет своевременно выявлять и устранять ошибки и неточности в финансовых документах, что способствует поддержанию точности и прозрачности бухгалтерского учета.
Рассмотрим основные функции акта сверки и его значимость в бухгалтерской практике.
Первая и, пожалуй, самая важная функция акта сверки — это контроль взаиморасчетов. В процессе ведения бизнеса компании регулярно совершают финансовые операции с различными контрагентами, будь то поставщики, клиенты или партнеры.
Акт сверки помогает сверить данные о взаимных расчетах, убедиться в их корректности и подтвердить отсутствие задолженностей.
3. При печати текста следует:
4.
Организация может также автономно установить свои правила по выделению отдельных реквизитов полужирным шрифтом, закрепив данные установки в локальном нормативном акте. Она может предусмотреть выделение реквизита «текстовой заголовок», «адресат», «подпись».
Подробнее общие требования к созданию официального (делового) документа описаны в ч.
3 Национального стандарта. Информация об использовании реквизитов и их оформлении разъясняется в ч. 4 и ч.
В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом.
В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.
В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций.
Что делать в данном случае, как все зафиксировать “пост-фактум”
ПРЕТЕНЗИИ при ПРИЕМКЕ ›
Заказчик “придирается” к результатам работ, необоснованно
Как в этом случае подписать акты КС-2 и получить оплату
ОТКАЗ от приемки РАБОТ ›
Заказчик отказывается принимать работы, необоснованно
Как сдать работы, подписать акты и получить вовремя оплату
ТРЕБОВАНИЯ отступить от ТЗ ›
Заказчик требует выполнить работы с отступлением от ТЗ или проекта
Как оформить такие работы или отказаться от них
Если Вам необходима помощь в составлении писем или в решении иных задачМЫ ГОТОВЫ
Грамотно и быстро подготовить письма, разъяснения и т.п.
Подготовить ответы на претензии, разъяснения по действиям
Проконсультировать, грамотно ответить на вопросы
РАБОТАЕМ СО ВСЕМИ РЕГИОНАМИ
НАЧАТЬ РАБОТАТЬ ›
РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ ›НАШИ УСЛУГИ ›
РЕЗУЛЬТАТ.
Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать.
Например:
Межстрочный интервал – 1-2.
При использовании образца сопроводительного письма важно правильно адаптировать его под свою компанию, заполнить реквизиты и при необходимости дополнить специфическими деталями.
Готовый бланк сопроводительного письма к акту сверки можно найти на специализированных сайтах или заказать разработку индивидуальной формы для компании у профильных организаций.
Использование унифицированных образцов позволяет оптимизировать работу с документацией и повысить качество взаимодействия с контрагентами по вопросам сверки взаиморасчетов.
При взаимодействии с поставщиками регулярно возникает необходимость в сверке расчетов и обмене актами.
Поэтому так важно грамотно составить текст сопроводительного письма.
При составлении сопроводительного письма к акту сверки следует придерживаться определенных правил оформления деловой документации:
Ответственным за подготовку сопроводительного письма к акту сверки обычно назначается бухгалтер.
